Gestión de Proyectos III: preparación del proyecto

Esta es sin duda la fase más importante del proyecto. Cualquier mínimo error o aspecto no considerado nos puede alejar de nuestro objetivo. Para empezar, necesitamos saber qué categoría vamos a estudiar y qué personas tenemos que implicar. Cuanto antes informemos a la gente, tanto mejor, ya que ellos enriquecerán nuestro proyecto con diferentes puntos de vista. En la imagen de la izquierda vemos una definición muy similar a la que vimos en el artículo en el que hablábamos sobre las fases del proyecto (de hecho, la anterior se basa en ésta).

La de la derecha nos indica qué personas, países o fábricas vamos a tratar. Esto dará una imagen tanto a la dirección de lo que queremos hacer como servirá a los proveedores para saber la relevancia del proyecto, priorizarlo dentro de sus planes de venta y obtener así un apoyo adecuado. Obviamente, necesitamos definir cuándo los diferentes sponsors tendrán un papel diferente, a saber: informado (sólo tenemos que tenerlos informados), pasivo (no necesitan estar involucrados en nada) o activos (cuando los necesitamos a nuestro lado trabajando codo con codo). Esta planificación también es buena que la compartamos con ellos.

Otro estudio que necesitamos preparar es un mapa de gasto (spend map, como vemos a la derecha). Detengámonos un segundo en él: el mapa de gasto, así como la evaluación de los proveedores nos servirá para dos cosas fundamentales. La primera, para priorizar dentro de nuestro proyecto en aquellos gastos mayores que servirán de aliciente para nuestro proveedor y para obtener ahorros significativos a corto plazo para nuestra empresa. El segundo aspecto es que, con un buen estudio de nuestros proveedores, así como un spend map, podremos identificar tanto a nuestro partner como a nuestro challenger. Ahora se puede ver que un trabajo previo ahorra mucho trabajo después. La definición de todos estos aspectos nos servirá para poder preparar la negociación con los proveedores, la cual empezará muy pronto.

El comprador puede sentirse tentado en este momento de lanzarse a la negociación con esto, pero se encontrará con un problema: los proveedores conocen el mercado mucho mejor que él. Por lo tanto, necesitamos estudiar el mercado, qué factores influyen en el precio y, sobre todo, definir el coste total. Sólo cuando hayamos hecho un análisis del coste total podemos establecer unos objetivos respetables para el proceso.

¿Hora de lanzarse a la piscina? No, un poco de paciencia porque no conocemos bien nuestra casa. Necesitamos hacer un análisis de la situación de la empresa con el respecto al mercado, qué aspectos debemos mejorar y qué fortalezas podemos aprovechar. Hay muchos análisis al respecto, pero yo aconsejaría el más sencillo: el SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats). Más adelante quizá dediquemos más tiempo a este tipo de análisis, pero como introducción (muy breve y genérica) decir que las fortalezas (strengths) son aspectos internos de la empresa que nos hacen fuerte en el mercado; las debilidades (weaknesses) son justamente lo contrario: aspectos internos que debemos ocultar y reducir. Las oportunidades son las que nos ofrece el mismo mercado y las amenazas (threats) son también las que nos inquieta en el mercado. El objetivo nuestro sería hacer un análisis al principio del proyecto y buscar soluciones para convertir las debilidades en fortalezas usando las oportunidades y las amenazas en oportunidades mediante nuestra fortaleza. A los doce meses o después de la puesta en marcha del proyecto (lo que ocurra antes) deberíamos volver a hacer el estudio y observar la evolución. Las conclusiones de este análisis deben formar una parte muy importante de los objetivos que busquemos.

Con todo lo arriba expuesto, ya habremos cimentado nuestro proyecto de forma sólida y real, nuestros obejtivos son realistas y, sobre todo, sabremos dónde estamos, dónde queremos ir, cómo queremos hacerlo y a quién necesitamos. Pasamos a la siguiente fase.