La factura eléctrica y tú

Durante la última semana hemos visto cómo las noticias sobre la factura de la luz se disparaban casi tanto como la luz en sí.  En el video que hemos puesto se explica de forma graciosa y simple cómo se compone la factura de la luz, pero desgraciadamente no es tan fácil. Para no hacer este artículo demasiado largo, me gustaría aclarar algunos puntos:

 1) Estas subidas afectan especialmente a aquellos usuarios que hayan contratado tarifas indexadas. 

 2) También se verán afectados aquellos que tenían lo que se denominaba antaño último recurso (TUR), ahora denominada precio voluntario pequeño consumidor (PVPC)

 3) Los que tienen una tarifa de precio fijo, en un principio, no deberían tener ningún problema con esta subida, a no ser que les toque renovación de precio en estos días, en cuyo caso tienen muchísimo de qué preocuparse, ya que la tarifa que se les aplica ahora es en base a este máximo histórico, con lo que estará muy por encima de la media anual que a priori vamos a tener. Esta situación puede ser muy preocupante pero relativamente fácil de sortear.

Teniendo en cuenta que esta situación seguramente se mantendrá durante los próximos diez días, ¿qué podemos hacer? Vamos a ver algunos consejos prácticos que ya sea un particular como una empresa pueden utilizar:

Ejemplo Comparativa

1. Apaga la luz: parece mentira que un consejo tan obvio pueda ser tan efectivo como absurdo. ¿Tenemos alguna idea de cuántas veces dejamos los ordenadores, televisiones, luces y demás aparatos eléctricos encendidos cuando realmente no son necesarios? Alguno me ha llegado a decir que así el ordenador es más rápido que si lo arrancas al principio del día...un ordenador puede tardar entre uno y tres minutos en arrancar, así que para ahorrarnos esos tres minutos de nuestro precioso tiempo, lo tenemos encendido diez horas...creo que la ironía se nota, ¿no?
2. Estudia ofertas alternativas: muchas gente dice que no se cambia por miedo a quedarse sin energía. Es cierto que ha habido compañías que han quebrado, pero hay muchas no tan conocidas y muy serias. Las comparativas pueden ser tan claras como el ejemplo que hemos propuesto arriba la derecha para un cliente. En cuanto a la seriedad de las compañías, siempre se puede consultar a un experto o investigarlas un poco.
3. Estudia la potencia que tienes contratada: he puesto este punto el último porque para esto no sólo hay que estudiar todas las facturas sino también saber un poco. Si con las comparativas no ahorramos gran cosa, podemos estudiar esta opción siempre y cuando tengamos un asesoramiento adecuado.

Sólo con el primer consejo bien aplicado podemos ahorrar ese excedente que nos cobran con esta subida. Si queremos hacer un estudio de ofertas alternativas, aunque suene mal, ahora no: es mejor esperar a poder tener mejores ofertas - si no tenemos permanencia - en Primavera. Ahí el ahorro puede ser muy alto.

Manual del mal comprador

Median entre este artículo y el anterior dos meses y medio de duro trabajo. Este silencio me ha servido para hacer mucho y, sobre todo, pensar. Muchas veces nos centramos en las buenas prácticas de Compras, pero cuando uno está a pie de calle otras prácticas pueden parecer alternativas, si bien son pobres, no profesionales y, lo que es peor, perjudiciales para la empresa. 

Mi propuesta es que todos hagamos una autocrítica: si nos identificamos con un porcentaje significativo (más del 10%) de los comentarios de a continuación, quizá sea el momento de replantearnos nuestro trabajo. El comprador que vamos a ver hoy es el que mira la peseta / céntimo:

1) Veamos, eso quiere decir que, dentro de todo lo que supone un material o un servicio, nos fijamos en el precio (¡¡no en el coste!!). Este tipo de comprador, muy similar al Sr. Scrooge que creara Charles Dickens en sus cuentos de Navidad, mira el precio, lo discute con los proveedores y por la más mínima diferencia es cambiar de proveedor. 

2) No suele ser un buen pagador, ya que le gusta aguantar el dinero bajo cualquier pretexto y es desmesuradamente exigente. Siempre me pregunto lo mismo: ¿trabajaría para alguien como él mismo? 

3) Me gustaría lanzar otra pregunta sobre este tipo de comprador, el Señor Scrooge: ¿qué tipo de proveedor atraerá? 

4) Obviamente, los proveedores que atraiga - salvo la primera vez, que pueden estar engañados - son aquellos que buscan la oportunidad. Saben que mira el céntimo, por lo que en ocasiones inflan el precio y añaden un descuento que endulza la oferta. 

5) Me gustaría añadir algo sobre este tipo de comprador: suele tener una memoria muy selectiva; cuando alguien le hace algo que, siempre en su irrefutable opinión, no es justo (comentarios del tipo "me la ha clavado"), le afecta en lo personal. Este tipo de comprador se guarda esto ad eternum. 

6) No tiene una política ni una estrategia de compras, sino que suele basarse en la oportunidad a corto plazo.

Para ilustrarlo propongo un caso real de un gerente de un restaurante que:

1. La gestión de su página web la hacía la empresa que estuviese en el networking que se celebraba en su restaurante. Cuando ésta cambiaba, él también cambiaba independientemente de si era mejor o peor. En dos años fueron cuatro empresas las que se lo gestionaron teniendo resultados cada vez peores.
2. Miraba el céntimo de todo. Le demostré que se ahorraba en queso en torno a un 3% con respecto al precio de mercado, pero por un mal corte tiraba en torno a un 7% del queso, es decir, tiraba dinero porque no se cortaba correctamente el queso.
3. Los proveedores saben cómo es y, cuando éste se encuentra en una situación de desventaja (una urgencia), lógicamente se la cobran con creces.

Todo esto se aleja de lo que siempre proponemos como profesionales de las compras: debemos querer que los proveedores quieran trabajar para nosotros para poder así tener la mejor información y el mejor servicio al mejor precio del mercado.

Costes administrativos como ventaja

Siempre parece que estemos dando vueltas a los costes ocultos...quizá sea porque dentro de ellos, como en la fotografía del iceberg, hay algunos que son visibles prácticamente a simple vista, pero cuando más vamos bajando más vemos que el dinero se nos escapa como arena entre los dedos. En esta imagen vemos algunos de los ocultos, pero hoy nos vamos a centrar en uno, el coste administrativo. Para empezar lo distinguiremos del coste financiero en que el primero es interno - nuestro propio tiempo, nuestro propio personal, nuestras oportunidades no aprovechadas porque tenemos que trabajar en cuestiones administrativas - mientras que el financiero nos viene de fuera, ya que son gastos que tenemos que asumir porque financiamos de una manera u otra la compra. En un cliente, recientemente, bajamos el coste administrativo un 50% tan sólo organizando bien la información. Esto supuso menos trabajo para el administrativo que tenía externo y, por lo tanto, un menor coste para la empresa (además de otras ventajas como mayor claridad y facilidad a la hora de conseguir la información). En este caso era fácil porque:

1. Tenía el servicio externalizado por horas, con lo que se podía medir fácilmente.
2. La situación era tal que tan sólo haciendo preguntas se conseguía mejorar el proceso.

Para empezar, deberemos preguntarnos:

• ¿Cuánto tiempo invertimos en el proceso de control de albaranes, facturas, comunicación con proveedores al respecto, etc.?.- si no podemos saber el tiempo, sí podemos hacer una pequeña indagación para saber el porcentaje de tiempo que empleamos.
• ¿Podemos crear un sistema que permita optimizar ese tiempo?.- no es crear un software, sino simplemente un pequeño procedimiento que compartamos con proveedores y que nos permita optimizar el tiempo que utilizamos.
• ¿Qué ventajas / inconvenientes tendría este sistema?.- en ocasiones creamos un sistema que trae más inconvenientes que ventajas. ¿Mejoramos tiempos?, ¿obtenemos información de manera más rápida, clara y sencilla? Si la respuesta a una o varias de estas preguntas es "no", aún estamos lejos del sistema que debemos implementar
• ¿Qué curva de aprendizaje tendría el sistema? .- si la curva tanto de proveedores como de nuestros trabajadores es demasiado larga, quizá estamos implementando un sistema demasiado complejo o quizá debemos dividirlo en fases. Conviene estudiarlo antes de ponernos manos a la obra.

Como vemos, estamos sistematizando el trabajo. Es importante recalcar, como vi en un cliente hace poco, que cuando se automatiza demasiado a veces obviamos el factor humano, lo que no es bueno. Conviene que la gente se sienta apreciada, involucrada y positiva dentro del trabajo. Este cliente se comunicaba 100% por un CRM, lo que hacía que casi no se vieran la cara los trabajadores dentro de la misma oficina.

Comparar vs Evaluar Ofertas

Ayer estuvimos en un afterwork organizado por Troya en el que pudimos conocer a varios empresarios. Precisamente en esta foto está Arturo Tornero (director y copropietario del hotel restaurante La Carreta) a la izquierda, Jose Montesa (de Montesa Hostelería) en el centro y un servidor a la derecha de la foto. En esta conversación y con estos dos amigos surgió la pregunta de hasta qué punto el empresario sabe hacer una comparativa de precios y cuántas veces nos quedamos con el valor absoluto de los precios. Esto viene muy al hilo de lo que comentábamos de compras a éxito y cómo una buena comparativa e información a tiempo ahorraba no sólo tiempo sino dinero. Vamos distinguir dos enfoques que pueden coexistir dentro de las comparativas:

1. Hacer una comparativa es relativamente fácil, aunque entretenido. No sólo debemos tener en cuenta el precio sino también otros aspectos tales como la vida de lo que estamos comprando, etc. Lo vemos un poco a continuación.
2. Evaluar una oferta es mucho más complejo: ahí debemos ver el precio, el servicio, la idoneidad de la oferta con respecto a nuestra estrategia de compras, la capacidad del proveedor que tiene para adaptarse a nuestras necesidades e incluso a nuestros cambios, etc. 

Nosotros tenemos diversos procedimientos dependiendo de qué estamos comparando e incluso para quién, pero en general, en las comparativas, debemos:

• Comparar las condiciones de venta (forma de pago, entrega, transporte, embalaje - puede llevar a roturas que son molestias aunque después lo reponga - etc.). 
• Si son pedidos repetitivos, debemos tener en cuenta la estabilidad financiera del proveedor, ya que toda curva de aprendizaje del proveedor supone tiempo (=€) nuestro.
• Si es un pedido de material directo y/o crítico para nosotros, debemos establecer una estrategia a medio o largo plazo que nos aseguro reducir costes de manera constante. Hace poco un cliente se enfrentó a una subida de precio de un producto estrella suyo de un 300% por una mala estrategia de compras del pasado...

Compras a éxito

En aquellos sectores donde la oferta supera ampliamente a la demanda, las soluciones imaginativas son las que pueden resultar más interesante a ambas partes. Una de las claves del buen vendedor es entender la necesidad del comprador e intentar vincularla con su producto o servicio. Ahora bien, ¿qué ocurre cuando la necesidad del comprador no es el producto o servicio sino el resultado que obtiene con éste?. Voy a poner un ejemplo con una conversación que tuve esta semana con un cliente mío:

El año pasado organizamos un total de 10 eventos para promocionar nuestros productos. Este año triplicaríamos esta cifra e incluso estaríamos dispuestos a pagar el doble siempre y cuando de cada evento surgiera entre seis y ocho visitas. El año pasado de cada evento surgieron una media de cuatro visitas y tres ventas. El porcentaje de venta tras visita está entre un 70% y un 85% dependiendo del perfil de cliente. Así pues, nuestro objetivo con los eventos se concentra en ocho visitas (el resto, es trabajo del vendedor) de un cliente con un perfil concreto.

El 99% de las empresas que ofrecen la organización de eventos hablan del éxito del evento, de lo económicos que son y lo bien que se vuelve la gente a su casa porque se lo ha pasado en grande. Nos habla de la despreocupación que tenemos porque podemos confiar en los expertos...¡¡nadie está hablando de lo que nos interesa!!

www.servicities.com

Como comprador, hacer ver esa necesidad, resaltarla e involucrar a nuestro proveedor potencial es primordial. Si la primera vez que contacto con el proveedor no resalto esta necesidad, entonces vamos a perder mucho tiempo haciendo una criba necesaria para poder estudiar el coste total de los eventos. En casos como este, es fundamental tener una herramienta que nos permita ahorrarnos tiempo y podamos concentrar nuestros esfuerzos en involucrar al proveedor en el objetivo. Resalto este paso previo porque he visto en muchos casos que se busca proveedores (incluso en Google) y no podemos poner esta información desde el principio, con lo que empleamos tiempo y esfuerzo en reunirnos con proveedores que no van a aceptar esta condición en vez de hacerlo en estudiar las posibilidades de éxito del proveedor, su proactividad y otros aspectos que serán claves para el éxito de ambas partes. En este caso, en el Paso 3 pudimos especificar la situación y los proveedores que contactaban con nosotros ya sabían que era una condición sine qua non. La negociación no se basaba en cuánto íbamos a pagar, sino cómo iban a garantizar esas ocho visitas y qué bonus le pagaríamos en caso de superar esa cifra. 

Coste de oportunidad en compras

Decíamos ayer... que hay dos tipos de compras de acuerdo al análisis de Kraljic en las que tanto los profesionales como los que compran por obligación perdemos todo interés, a saber:

1. Compras en las que el valor de compra es escaso y la complejidad es alta (bottleneck)
2. Compras en las que tanto el valor de compra como la complejidad son escasos (no críticos).

En esos momentos, parece ser que el coste de la compra es mayor que lo que vamos a producir. Si nos detenemos a pensar un poco, el tema se complica:

• ¿Cuánto cuesta nuestro tiempo / el tiempo del comprador buscando proveedores para esos servicios o productos?
• ¿A cuánto asciende el coste de oportunidad? Es decir, el tiempo que está invirtiendo en esta búsqueda en comparación con centrarse en otras tareas de mayor valor.
• ¿Qué coste tiene empezar con un proveedor de cero? En estas categorías no podemos invertir además tiempo en evaluar al proveedor, hacer una prueba, ver qué tal funciona, completar el círculo administrativo (solicitud de presupuesto, comparativa de precios, evaluación de proveedor, pedido, recepción y evaluación del servicio, facturación...pago). ¡¡Nuestro tiempo es mucho más costoso que todo eso.

A todo lo anterior es lo que denominamos el coste de oportunidad en compras. En Comprador Asesor este coste se multiplica, ya que al gestionar las compras de multitud de clientes, ellos nos pasan muchas veces este tipo de compras, así que su optimización es especialmente crítica para nosotros. 

Nosotros hemos encontrado una herramienta on line que va más allá de una base de datos de proveedores (de esas en las que todos son buenísimos y lo hacen todo perfecto), ya que pone en contacto la experiencia entre compradores y vendedores, dejando blanco sobre negro nuestras expectativas. Más adelante veremos varias ventajas y cómo gestionar esta herramienta, pero sí es verdad que nos permite lanzar una solicitud de oferta con una información muy flexible (los campos no son los típicos que tienes que rellenar con cifras, sí /no, etc., sino que te dejan explayarte y poder decir lo que realmente estás buscando), de manera que es como lanzar la caña a sabiendas que los peces querrán pujar por el anzuelo. 

En próximos artículos iremos desentrañando las ventajas y cómo gestionar este tipo de herramientas que reducen significativamente el coste de oportunidad en compras.

Por qué comunicación, por qué compras

Corría el año...bueno, prefiero no decirlo porque estoy rondando mi cumpleaños y me siento viejo. La cuestión es que ya hace unos cuantos años en una multinacional inglesa decidieron reducir los costes de compras centralizándolas en un equipo multilingüe sito en Inglaterra (obviamente, ¿qué país puede ser más económico y mejor comunicado que Inglaterra?). La primera consecuencia fue que despidieron a prácticamente todo el departamento de compras de Inglaterra ya que, obviamente también, ningún inglés hablaba más lengua que la de Shakespeare.

Entrar en aquel departamento era como pasear por mi añorada Facultad de Filología, donde tan pronto oías hablar en inglés como en alemán, ruso, francés, italiano y...¡¡oh, ESPAÑOL!!. Un equipo de no sé cuántos jóvenes aunque sobradamente preparados (no es ironía, estaban muy bien preparados) atendían las necesidades de todas las plantas europeas con diligencia y dedicación...

...me sorprendió al cabo de unos meses recibir una llamada diciendo que se había detectado problemas serios de comunicación. Me dejaron caer que el equipo se había quejado de mi comunicación para con ellos, así que inmediatamente volé allá donde ellos estaban, organicé varias reuniones, acordé con ellos una rutina de conferencias y demás cuestiones que debían solucionar el problema. En el hotel coincidí con varios compañeros que...¡¡sorpresa!!, ellos habían recibido una llamada similar. Parece ser que el problema no era sólo conmigo, sino con todos los que dirigíamos las compras a nivel europeo o global pero no estábamos ubicados allí. Después me enteré que también los que estaban allí tenían problemas de comunicación.

No me rendí y empecé a interesarme por eso que llaman "comunicación". De la comunicación pasé a la gestión de equipos, de ahí a la motivación y todo me llevó como evolución normal a la inteligencia emocional. Fueron varios años estudiando y especializándome en estos temas para poder hacer un equipo de una suma de egos. Con el tiempo y habiendo mejorado la situación notablemente - no sólo obra mía, debo admitir - me pregunté cuánto cuesta la falta / mala comunicación a una empresa. Veamos algunos aspectos del coste cuya raíz puede estar en la calidad de la comunicación:

• Optimización de características: alinear las características de lo que compramos con lo que necesitamos, cuando lo necesitamos, etc.
• Devoluciones / excesos: todo aquello que no sea utilizar lo que hemos comprado cuanto antes, de manera que no sea un pasivo.
• Urgencias: no podría enumerar cuántas veces un material urgente ha estado esperando en un almacén porque o bien no se fiaban de compras o bien la necesidad no era tal o, en definitiva, por una malísima comunicación.
• Proyectos no implementados: cuántas ideas se han quedado en eso, en ideas. No me refiero a las ideas de mejora que pueda tener compras, sino cualquier departamento y que la mala comunicación - o la no comunicación - ha hecho que siempre se queden en el tintero. Haga un experimento: organice un brainstorming con un grupo de varios departamentos para tener puntos de vista diferentes. Seguro que obtendrá una o dos ideas buenas al cabo de una hora. El implementarlo o no depende en gran medida de la comunicación de prioridades, de la comunicación de necesidades, de la comunicación...bueno, ya me entiende.

Compras es un departamento. Compras, como Personal, Calidad, Ventas...debería ser parte de un equipo. La comunicación vista como la inter actuación entre varias personas, debe ser estudiada como una parte esencial para mejorar los costes, mejorar el equipo y lograr nuevas metas.