Gestión de Proyectos IV: la estrategia

Ejemplo de Presentación de Proyecto

En el artículo de ayer analizamos dos fases de acuerdo a nuestro esquema: la definición y el análisis. Hoy nos vamos a detener en la estrategia de compras. Como siempre suelo decir, esto es una introducción, ya que sólo con el concepto de estrategia podríamos pasarnos semanas escribiendo. El objetivo para el artículo de hoy es mostrar algunos aspectos a considerar y qué preguntas hay que hacerse para crear nuestra propia estrategia. Si alguien quiere que veamos un caso en particular, siempre puede remitirme la información necesaria por correo (mantendremos siempre la confidencialidad) y lo estudiaremos.

Lo primero que debemos definir es si nuestra estrategia es a corto plazo (seis meses) o a largo plazo (tres años). Por lo general, en la industria necesitamos resultados a corto plazo, aunque no olvidamos el factor a largo plazo: el próximo año financiero los objetivos serán más difíciles y conviene estar trabajando en los objetivos del próximo año a partir del mes 6 ó 9 de este año.

En nuestro mapa de gasto vemos que de todos los consumibles de telares - por seguir un caso real - hay una familia de productos que resalta: los consumibles (productos químicos y telares principalmente). Lógicamente - no hace falta hacer un paretto aquí - si nos centramos en estos consumibles podremos obtener un mayor resultado a corto plazo. Además, tanto el partner como el challenger estarán más interesados en esta porción de la tarta. Ya hemos definido el eje central de nuestra estrategia. Éste es el típico dato que nuestro proveedor conocerá, pero agradecerá que confirmemos porque inmediatamente sabrá que también lo compartimos con su competencia.

En este caso, la rotación es muy alta y los plazos de entrega relativamente cortos (dos semanas aproximadamente), luego cualquier prueba se debería realizar con bastante rapidez, obteniendo los resultados de las mismas con facilidad. Esto reduce el riesgo - podemos volver al original con facilidad - lo que nos lleva a una situación de alta flexibilidad ante el cambio. Todo esto nos lleva a pensar en una estrategia a corto plazo (seis meses - un año) y de rápida puesta en marcha (tres meses máximo).

Debemos hacernos algunas preguntas antes de terminar de conformar nuestra estrategia. Lo ideal es que tengamos varias entrevistas con los usuarios o incluso que les pidamos que respondan a un breve cuestionario (breve de verdad, no lo de las tele operadoras). Conviene no sólo compartir las respuestas, sino plantear un borrador de nuestra estrategia con nuestros compañeros, para así enriquecer nuestro punto de vista y mejorarlo. Veamos algunas preguntas:

1. ¿Qué aspectos valoran más del servicio del proveedor actual? Flexibilidad, consigna, precio, novedades técnicas, calidad...
2. ¿Qué aspectos creen que el proveedor actual debería mejorar? Falta de servicio los fines de semana, algún problemilla de calidad (gran arma en nuestra negociación), etc.
3. ¿Creen que la demanda aumentará en el próximo año, se mantendrá o se reducirá? (esto lo deberemos utilizar a nuestro favor o callar si no va a beneficiarnos en la negociación).
4. ¿Cómo evaluarían nuestros usuarios a los diferentes proveedores que proponemos? En este punto conviene hacer un varemo como el de la imagen.
5. ¿Qué relación tienen nuestros usuarios con el proveedor? Hay que tener cuidado con esta pregunta para que no se malinterprete: la relación es de muchos años y siempre positiva, está ubicado cerca de nosotros y el servicio se adapta mucho a nuestras necesidades, etc. Si los usuarios se ponen a la defensiva, debemos tomar nota y tenerlo en cuenta (excusatio non petita, accusiatio manifesta) y se defienden mucho el proveedor actual (normal por otra parte), debemos incidir más en los aspectos que más valoran de él, ya que serán un punto clave en el futuro contrato.
6. ¿Hay algún material que actualmente no estamos incluyendo pero que podríamos hacerlo para aumentar nuestro poder de negociación? (Esto es lo que los anglosajones denominan demand pooling)

No he mencionado nada con respecto al coste total porque se supone que ya lo hemos verificado con los usuarios durante la preparación del proyecto. No obstante, ésta sería nuestra última oportunidad para hacerlo antes de la negociación.