Gestión de Proyectos II: fases

Ya hemos identificado nuestros proyecto y establecido las prioridades...¿y ahora qué? Necesitamos organizarnos y, si consultamos internet, encontraremos cientos de diferentes plantillas que nos pueden ayudar. Yo siempre he preferido trabajar una vez y bien que tener que hacer las cosas mil veces dependiendo del momento.

Ejemplo de Consolidación de Categoría

En el primer gráfico vemos algo que no nos tiene que sonar a nuevo, que el gráfico superior derecho es el mismo que utilizamos para estudiar nuestra posición en el mercado y para con los proveedores. En la parte superior dejamos claro el coste. Este coste nos sirvió para priorizar este proyecto con respecto a otros. El segundo cuadro hace un breve resumen de nuestra estrategia más general, la que queremos implantar en los próximos años. El tercer cuadro hace un breve listado de las acciones más inmediatas y el cuadro final da información sobre el mercado, aquellas tendencias y aspectos externos que pueden influir en nuestro proyecto, así como en el precio final. Con este breve resumen, no sólo hemos estructurado nuestra información, sino que a la hora de presentarla a la dirección verán dónde estamos y dónde queremos ir. Sólo podríamos añadir los departamenos que tendrán que ayudarnos.

Acto seguido debemos mostrar cómo queremos gestionar el proyecto, fases, etc. El segundo gráfico nos ayuda a dar una idea de los aspectos que queremos tener en cuenta, nos facilita el seguimiento y la evolución del proyecto. Es una ayuda visual muy buena, pero también nos servirá para poder priorizar con otros departamentos. Las fases que he incluido en él son bastante standard, si bien podemos adaptarlo a nuestras necesidades. Otro aspecto a tener en cuenta de este modelo es que lo podemos utilizar tanto con clientes internos como con los proveedores, ya que no incluye información alguna que no debamos compartir con ellos.

Sé la siguiente pregunta: necesito algo más detallado, quizá de uso interno, que me permita hacer un seguimiento más exhaustivo de las acciones. Para tal caso, suelo emplear una hoja excel a modo como la imagen que vemos a la izquierda. En ella vemos qué hay que hacer, quién, etc. Además, podemos compartirla con diferentes departamentos, de manera que ellos nos ayudan a actualizarla. 

Como vemos, las tres son complementarias pero, sobre todo, las tres nos ayudan en todos los aspectos del proyecto, de manera que trabajamos una vez y rentabilizamos nuestro trabajo (¡y tiempo!) al máximo.

Mañana empezaremos a tratar en más detalles las fases del proyecto.