Costes administrativos como ventaja

Siempre parece que estemos dando vueltas a los costes ocultos...quizá sea porque dentro de ellos, como en la fotografía del iceberg, hay algunos que son visibles prácticamente a simple vista, pero cuando más vamos bajando más vemos que el dinero se nos escapa como arena entre los dedos. En esta imagen vemos algunos de los ocultos, pero hoy nos vamos a centrar en uno, el coste administrativo. Para empezar lo distinguiremos del coste financiero en que el primero es interno - nuestro propio tiempo, nuestro propio personal, nuestras oportunidades no aprovechadas porque tenemos que trabajar en cuestiones administrativas - mientras que el financiero nos viene de fuera, ya que son gastos que tenemos que asumir porque financiamos de una manera u otra la compra. En un cliente, recientemente, bajamos el coste administrativo un 50% tan sólo organizando bien la información. Esto supuso menos trabajo para el administrativo que tenía externo y, por lo tanto, un menor coste para la empresa (además de otras ventajas como mayor claridad y facilidad a la hora de conseguir la información). En este caso era fácil porque:

1. Tenía el servicio externalizado por horas, con lo que se podía medir fácilmente.
2. La situación era tal que tan sólo haciendo preguntas se conseguía mejorar el proceso.

Para empezar, deberemos preguntarnos:

• ¿Cuánto tiempo invertimos en el proceso de control de albaranes, facturas, comunicación con proveedores al respecto, etc.?.- si no podemos saber el tiempo, sí podemos hacer una pequeña indagación para saber el porcentaje de tiempo que empleamos.
• ¿Podemos crear un sistema que permita optimizar ese tiempo?.- no es crear un software, sino simplemente un pequeño procedimiento que compartamos con proveedores y que nos permita optimizar el tiempo que utilizamos.
• ¿Qué ventajas / inconvenientes tendría este sistema?.- en ocasiones creamos un sistema que trae más inconvenientes que ventajas. ¿Mejoramos tiempos?, ¿obtenemos información de manera más rápida, clara y sencilla? Si la respuesta a una o varias de estas preguntas es "no", aún estamos lejos del sistema que debemos implementar
• ¿Qué curva de aprendizaje tendría el sistema? .- si la curva tanto de proveedores como de nuestros trabajadores es demasiado larga, quizá estamos implementando un sistema demasiado complejo o quizá debemos dividirlo en fases. Conviene estudiarlo antes de ponernos manos a la obra.

Como vemos, estamos sistematizando el trabajo. Es importante recalcar, como vi en un cliente hace poco, que cuando se automatiza demasiado a veces obviamos el factor humano, lo que no es bueno. Conviene que la gente se sienta apreciada, involucrada y positiva dentro del trabajo. Este cliente se comunicaba 100% por un CRM, lo que hacía que casi no se vieran la cara los trabajadores dentro de la misma oficina.