Gestión de proyectos I: priorización

Cuando empezaba en este mundillo de las compras me encontraba siempre con el mismo problema: cómo poner orden en todos mis proyectos. Los urgentes saltaban por la ventana mientras los importantes dormían en algún rincón de mi mesa. En muchas ocasiones desarrollaba un proyecto maravilloso y cuando lo ponía en marcha veía que suponía unos ahorros tan ridículos que no merecía la pena ni mencionarlos...cuando no me metía en un trabajo titánico que mermaba mi capacidad para otros proyectos...¿a que todos hemos sentido esa sensación de "para este viaje no hacía falta estas alforjas"? Vamos a tratar de ponerle remedio con este artículo.

Como podemos ver en la imagen de la izquierda, nuestro estudio se va a basar en dos líneas muy sencillas: en el eje de las abscisas nos encontramos la facilidad (easy to implement) que presumiblemente encontraremos. En el eje de las ordenadas encontraremos la importancia que tiene ese proyecto en nuestra empresa (business impact). Una vez identificados las mejores oportunidades (lo que viene a ser crear un mapa de gasto e identificar los más altos, donde a priori el efecto de una ahorro mínimo se traducirá en un máximo económico), debemos situar nuestros proyectos en el eje de las abscisas, es decir, cuán difícil el proyecto nos va a resultar. Puede sernos de utilidad plantearnos algunas de las siguientes preguntas:

* ¿Depende sólo de nosotros o necesitamos la ayuda de otros departamentos?: si depende de nosotros siempre será más fácil que si tenemos que colaborar con otros departamentos (cuantos más departamentos, más difícil es).

* ¿Es una cuestión política? Como vemos en el gráfico superior, las cuestiones políticas siempre son más complicadas (externalizar operaciones, cambiar aspectos de seguridad, eliminar la caja de Navidad...), mientras que las meramente operativas son más fáciles.

Esta línea siempre me ha sido muy interesante para ver qué carga laboral va a tener para mi este proyecto y cómo puedo combinarlo con otros proyectos a priori más sencillos.

La segunda línea - impacto para los negocios - es la más fácil. Conviene poner en cada uno de los apartados el coste que tenemos y el ahorro potencial. Esta línea me ha sido muy útil para, de una manera gráfica, mostrar a otros departamentos por qué este proyecto es importante para la compañía.

En próximos artículos veremos cómo nos organizamos y cómo presentamos (lo que es vender) a los usuarios internos o clientes internos dichos proyectos, si bien he querido empezar por la priorización porque nos va a servir incluso en nuestra vida privada.