La factura eléctrica y tú

Durante la última semana hemos visto cómo las noticias sobre la factura de la luz se disparaban casi tanto como la luz en sí.  En el video que hemos puesto se explica de forma graciosa y simple cómo se compone la factura de la luz, pero desgraciadamente no es tan fácil. Para no hacer este artículo demasiado largo, me gustaría aclarar algunos puntos:

 1) Estas subidas afectan especialmente a aquellos usuarios que hayan contratado tarifas indexadas. 

 2) También se verán afectados aquellos que tenían lo que se denominaba antaño último recurso (TUR), ahora denominada precio voluntario pequeño consumidor (PVPC)

 3) Los que tienen una tarifa de precio fijo, en un principio, no deberían tener ningún problema con esta subida, a no ser que les toque renovación de precio en estos días, en cuyo caso tienen muchísimo de qué preocuparse, ya que la tarifa que se les aplica ahora es en base a este máximo histórico, con lo que estará muy por encima de la media anual que a priori vamos a tener. Esta situación puede ser muy preocupante pero relativamente fácil de sortear.

Teniendo en cuenta que esta situación seguramente se mantendrá durante los próximos diez días, ¿qué podemos hacer? Vamos a ver algunos consejos prácticos que ya sea un particular como una empresa pueden utilizar:

Ejemplo Comparativa

1. Apaga la luz: parece mentira que un consejo tan obvio pueda ser tan efectivo como absurdo. ¿Tenemos alguna idea de cuántas veces dejamos los ordenadores, televisiones, luces y demás aparatos eléctricos encendidos cuando realmente no son necesarios? Alguno me ha llegado a decir que así el ordenador es más rápido que si lo arrancas al principio del día...un ordenador puede tardar entre uno y tres minutos en arrancar, así que para ahorrarnos esos tres minutos de nuestro precioso tiempo, lo tenemos encendido diez horas...creo que la ironía se nota, ¿no?
2. Estudia ofertas alternativas: muchas gente dice que no se cambia por miedo a quedarse sin energía. Es cierto que ha habido compañías que han quebrado, pero hay muchas no tan conocidas y muy serias. Las comparativas pueden ser tan claras como el ejemplo que hemos propuesto arriba la derecha para un cliente. En cuanto a la seriedad de las compañías, siempre se puede consultar a un experto o investigarlas un poco.
3. Estudia la potencia que tienes contratada: he puesto este punto el último porque para esto no sólo hay que estudiar todas las facturas sino también saber un poco. Si con las comparativas no ahorramos gran cosa, podemos estudiar esta opción siempre y cuando tengamos un asesoramiento adecuado.

Sólo con el primer consejo bien aplicado podemos ahorrar ese excedente que nos cobran con esta subida. Si queremos hacer un estudio de ofertas alternativas, aunque suene mal, ahora no: es mejor esperar a poder tener mejores ofertas - si no tenemos permanencia - en Primavera. Ahí el ahorro puede ser muy alto.

Manual del mal comprador

Median entre este artículo y el anterior dos meses y medio de duro trabajo. Este silencio me ha servido para hacer mucho y, sobre todo, pensar. Muchas veces nos centramos en las buenas prácticas de Compras, pero cuando uno está a pie de calle otras prácticas pueden parecer alternativas, si bien son pobres, no profesionales y, lo que es peor, perjudiciales para la empresa. 

Mi propuesta es que todos hagamos una autocrítica: si nos identificamos con un porcentaje significativo (más del 10%) de los comentarios de a continuación, quizá sea el momento de replantearnos nuestro trabajo. El comprador que vamos a ver hoy es el que mira la peseta / céntimo:

1) Veamos, eso quiere decir que, dentro de todo lo que supone un material o un servicio, nos fijamos en el precio (¡¡no en el coste!!). Este tipo de comprador, muy similar al Sr. Scrooge que creara Charles Dickens en sus cuentos de Navidad, mira el precio, lo discute con los proveedores y por la más mínima diferencia es cambiar de proveedor. 

2) No suele ser un buen pagador, ya que le gusta aguantar el dinero bajo cualquier pretexto y es desmesuradamente exigente. Siempre me pregunto lo mismo: ¿trabajaría para alguien como él mismo? 

3) Me gustaría lanzar otra pregunta sobre este tipo de comprador, el Señor Scrooge: ¿qué tipo de proveedor atraerá? 

4) Obviamente, los proveedores que atraiga - salvo la primera vez, que pueden estar engañados - son aquellos que buscan la oportunidad. Saben que mira el céntimo, por lo que en ocasiones inflan el precio y añaden un descuento que endulza la oferta. 

5) Me gustaría añadir algo sobre este tipo de comprador: suele tener una memoria muy selectiva; cuando alguien le hace algo que, siempre en su irrefutable opinión, no es justo (comentarios del tipo "me la ha clavado"), le afecta en lo personal. Este tipo de comprador se guarda esto ad eternum. 

6) No tiene una política ni una estrategia de compras, sino que suele basarse en la oportunidad a corto plazo.

Para ilustrarlo propongo un caso real de un gerente de un restaurante que:

1. La gestión de su página web la hacía la empresa que estuviese en el networking que se celebraba en su restaurante. Cuando ésta cambiaba, él también cambiaba independientemente de si era mejor o peor. En dos años fueron cuatro empresas las que se lo gestionaron teniendo resultados cada vez peores.
2. Miraba el céntimo de todo. Le demostré que se ahorraba en queso en torno a un 3% con respecto al precio de mercado, pero por un mal corte tiraba en torno a un 7% del queso, es decir, tiraba dinero porque no se cortaba correctamente el queso.
3. Los proveedores saben cómo es y, cuando éste se encuentra en una situación de desventaja (una urgencia), lógicamente se la cobran con creces.

Todo esto se aleja de lo que siempre proponemos como profesionales de las compras: debemos querer que los proveedores quieran trabajar para nosotros para poder así tener la mejor información y el mejor servicio al mejor precio del mercado.

Pesadilla en Compras

Esta semana empecé uno de los trabajos que prometen ser más difíciles e interesantes desde que comencé como Comprador Asesor. Como mi cliente no me ha dado permiso - ni se lo he pedido, para ser sinceros - me perdonaréis que dé los datos un poco genéricos. 

Empecemos por el sector: se trata de un complejo Hotel - Restaurante con más de cincuenta años de carrera. Cuando contactó conmigo el dueño no entendía muy bien cómo iba a trabajar, pero le pareció una oportunidad magnífica poder ver si conseguía algunos ahorros.

Lo primero fue una reunión con su Asesor Fiscal. "Necesito un ABC de gastos" - le dije yo tras presentarme - "Una cuenta mayores, será". "Bueno, creo que será mejor que vaya a su despacho, vea los campos que incluye cada tipo de informe y elijamos el que me dé los datos que necesite".

La primera en la frente: el Asesor Fiscal no ve ninguna factura ni sabe los conceptos que éstas incluyen. Me pudo entregar un listado con facturas y nombres de proveedor. Después de adaptarlo a compras, pude sacar varias cosas en claro:

1. La cantidad de proveedores es ingestionable. En algunas multinacionales se saca una proporción que establece que tiene que haber un proveedor por cada diez trabajadores. Esto es discutible, pero resulta innegable que da una idea de la cantidad de proveedores que tiene para la cantidad de trabajo de la empresa. Es verdad que este ratio puede variar dependiendo del sector y la actividad (una empresa intermediaria o una central de compras tendrá un ratio mucho más elevado). Nuestro cliente tiene 8 proveedores por cada trabajador. Además, no hay proporción: 52 proveedores para el 43% del gasto y otros 52 para el 5,73%. Resalta de este estudio que sólo en mantenimiento tenga esos 52, tres para la lavandería, etc. Otros apartados, como publicidad (9), entiendo que no hace falta estudiar demasiado, ya que en estos tiempos muchas veces acudimos a diferentes canales publicitarios, lo que aumenta nuestro parque de proveedores.

2. La priorización debe estar basada en la variación del análisis de Kraljic que se ve a continuación. Nuestro cliente tiene un potencial de compras alto (más de 1M€/año), pero su demanda está tan diseminada que no tiene una posición de fuerza en la mesa de negociación. Priorizar de acuerdo a este análisis nos servirá para poder tener un mayor impacto en un espacio breve de tiempo. En este gráfico vemos que los grupos de materiales con mayor beneficio para nuestrocliente y que caen en una zona de facilidad relativamente asequible son Directos (comida, bebida, todo aquello que tiene impacto en el producto / servicio final), Lavandería, Mantenimiento, Jardinería (aunque el gasto es pequeño) y quizás Electricidad.

Además, este análisis nos da también una información muy valiosa: cuán atractivos somos para nuestros proveedores. Para un proveedor de lavandería, comida o mantenimiento, este tipo de negocio resultará muy interesante y seremos fuertes en la negociación, mientras que para uno de uniformes, limpieza o una agencia, seremos bastante menos interesantes y puede ser menos condescendientes con sus condiciones.

A la hora de ponerlo en marcha, empezaremos por Directos y Mantenimiento, ya que esto tendrá un efecto en el bolsillo de nuestro cliente inmediato. El resto de grupos de materiales los tendremos que gestionar más poco a poco.

Una negociación original y positiva

En mi papel de asesor he tenido el placer de acompañar a un Director de Compras en una negociación de unos tejidos metálicos que utilizan en sus fábricas. El gasto que tienen es de millón y medio de euros y mi papel era el de atender a las reuniones, asesorar en las negociaciones y en el estudio de las ofertas.

 

Primero tuvimos reuniones con varios proveedores alternativos. Tras la evaluación y el estudio de las ofertas, queríamos reunirnos con el proveedor actual para "apretarle las tuercas" (cito literalmente a mi asesorado). El día de la reunión, acordamos un poco los puntos a tratar, qué aspectos eran innegociables para nosotros y cómo resaltarlos. Finalmente, nos pusimos unos objetivos para la reunión.

 

Cuando llegó el momento de los precios, el proveedor se quitó las gafas, sonrió y dijo leyendo un papel dijo:

- El primer mes de contrato propuse la reducción de costes del tejido A de un 5%, lo que supuso en este año un ahorro de 7.500 €; el tercer mes, el tejido B supuso otros 4.300 € de ahorro al podere ajustar el precio un 1.7%. El mes sexto de este contrato los tejidos C, D, y E tuviermos una reducción en la materia prima cuya repercusión supuso un 2.3% de reducción de coste, lo que en este año ha supuesto un ahorro de 6.300€. Además, el resto de tejidos no ha tenido ninguna subida de precios de acuerdo a nuestro contrato. Con todo, el ahorro con respecto al contrato ha sido de más de 18.000€. Si no hablamos de precios, pienso seguir con esta política el próximo año.

 

Hicimos números rápidos y vimos que el ahorro que nos había ya propuesto era mayor que cualquiera que pudiéramos conseguir con los otros proveedores. Tan sólo establecimos una serie de KPIs en cuestiones de ahorros del coste total, etc., pero obviamente el objetivo que nos habíamos propuesto era muy inferior a lo que habíamos logrado.

 

De esta reunión aprendimos varias lecciones:

• Un proveedor que propone ahorros independientemente del contrato, es un partner y hay que mimarlo.
• Los objetivos de una negociación no se deben basár sólo en el contrato - si existe - sino también en la experiencia que hemos tenido.
• Un sistema en el que se registra e informa sobre los ahorros conseguidos no es importante para la empresa, sino crítico.

 

 

Tipos de ahorros en compras: LTWCI

LTWCI (Long Term Working Capital Improvement) podría traducirse como Mejora a Largo Plazo del Capital Circulante. Podemos conseguir esta mejora de diferentes formas, a saber:

1. Depósitos en consigna. Este tipo de contrato no sólo supone una mejora en el funcionamiento (tenemos el material "en casa" en vez de tenerlo que pedir cuando es necesario), sino que también reduce los costes de transporte (se compran lotes mayores) y, a lo que viene este artículo, reduce el inmovilizado. Esto significa una mejora de capital circulante.
2. Reducción de los niveles de inventario. El depósito en consigna reduce el nivel de inventario nuestro a cero, pero también podemos hacerlo nosotros optimizando la logística. Por ejemplo, antes necesitábamos 10.000 Uds en almacén de un producto X con un valor de 30.000€. Tras un estudio con producción, hemos visto que se puede reducir el inventario a 5.000 unidades, ya que el proveedor se compromete a entregas más rápidas y un servicio especial. Esto supone un ahorro de 15.000€.
3. Extensión de la forma de pago: la forma de pago de un proveedor es 30 días y hemos negociado pagar a 60 días. Si el gasto anual del año anterior fue de un millón de euros, la mejora es de 82.192€ (1.000.000*(60-30)/365)

Con este artículo podríamos dar por concluido el tema de ahorros que podemos aportar a la empresa. A modo de recapitulación hemos visto OCS, MPS y CA. Existe otro, el SCR (Supplier Cost Recovery), el cual es simplemente cuando el proveedor nos paga una suma (ya sea porque le vendemos algún producto que tenemos en almacén, porque le vendemos un deshecho, etc.). No creo que haga falta dedicarle más tiempo.