Ahorros en Compras I: Operational Cost Saving

Dejamos un momento de lado nuestro estudio sobre la gestión de proyectos para empezar a estudiar los diferentes tipos de ahorro. Comenzamos con el más sencillo, el Operational Cost Saving (ahorro de coste operativo). Para ello, nos vamos a servir de un ejemplo real, que es la negociación de la renovación del parque de carretillas en una planta de automoción.

Para empezar, debemos haber estudiado el coste total que tenemos. En las carretillas, por seguir el ejemplo, siempre se cree que el coste total es el alquiler más el mantenimiento. Sólo nos hemos olvidado de algunos pequeños aspectos, a saber (ordenados de menor coste a mayor):

1. Mantenimiento extra.
2. Tiempo de no disponibilidad (downtime), el cual pagamos pero no podemos trabajar con la carretilla.
3. Daños en edificios provocados por las carretillas (nuestro estudio ya nos ha enseñado que cada Euro que nos gastamos en reparar una carretilla por un golpe suponen diez Euros en reparar el mismo golpe en nuestras instalaciones).
4. La energía. Me lo he dejado para el final porque realmente es de los más importantes.
5. El operario que la maneja (el 80% del coste de movimientación de un punto A a un punto B es el operario, por lo que en determinados casos podemos estudiar las carretillas sin conductor).

Cuando estudiamos el coste total, pedimos ofertas (con el mayor número de detalles), las estudiamos y llegamos a un acuerdo (no voy a entrar en detalle de estas fases para centrarme en cómo informar de los ahorros), llegamos a la conclusión de que tenemos ahorros en los siguientes aspectos:

• El coste de renting + full service es un poco más bajo que el actual, si bien no estamos comparando máquinas equiparables, ya que las nuevas incluyen el sistema de gestión de flota y las últimas medidas de seguridad. Primer ahorro (en el gráfico del final llamamos netcash saving).
• Como hemos pedido las ofertas detalladas, podemos calcular el coste quitando todos los extra que hemos incluido y que no estaban. Éste es el segundo ahorro, el cual también deberemos mostrar a la dirección.
• Hemos reducido el downtime de uno 15% a un 5%. Tercer ahorro.
• Hemos reducido el coste energético (ver cuadro de la derecha). En este punto los financieros suelen sentirse incómodos, por lo que conviene acudir a organismos oficiales tipo DEFRA.

Como podemos ver en el cuadro final, tenemos diferentes tipos de ahorro, lo que quiere decir que no nos hemos centrado únicamente en el precio mensual, sino en el coste total. Al cabo de un año, se puede demostrar el ahorro en mantenimiento de edificios gracias al sistema de gestión de flotas, lo que mejorará aún más si cabe los resultados.