Manual del mal comprador

Median entre este artículo y el anterior dos meses y medio de duro trabajo. Este silencio me ha servido para hacer mucho y, sobre todo, pensar. Muchas veces nos centramos en las buenas prácticas de Compras, pero cuando uno está a pie de calle otras prácticas pueden parecer alternativas, si bien son pobres, no profesionales y, lo que es peor, perjudiciales para la empresa. 

Mi propuesta es que todos hagamos una autocrítica: si nos identificamos con un porcentaje significativo (más del 10%) de los comentarios de a continuación, quizá sea el momento de replantearnos nuestro trabajo. El comprador que vamos a ver hoy es el que mira la peseta / céntimo:

1) Veamos, eso quiere decir que, dentro de todo lo que supone un material o un servicio, nos fijamos en el precio (¡¡no en el coste!!). Este tipo de comprador, muy similar al Sr. Scrooge que creara Charles Dickens en sus cuentos de Navidad, mira el precio, lo discute con los proveedores y por la más mínima diferencia es cambiar de proveedor. 

2) No suele ser un buen pagador, ya que le gusta aguantar el dinero bajo cualquier pretexto y es desmesuradamente exigente. Siempre me pregunto lo mismo: ¿trabajaría para alguien como él mismo? 

3) Me gustaría lanzar otra pregunta sobre este tipo de comprador, el Señor Scrooge: ¿qué tipo de proveedor atraerá? 

4) Obviamente, los proveedores que atraiga - salvo la primera vez, que pueden estar engañados - son aquellos que buscan la oportunidad. Saben que mira el céntimo, por lo que en ocasiones inflan el precio y añaden un descuento que endulza la oferta. 

5) Me gustaría añadir algo sobre este tipo de comprador: suele tener una memoria muy selectiva; cuando alguien le hace algo que, siempre en su irrefutable opinión, no es justo (comentarios del tipo "me la ha clavado"), le afecta en lo personal. Este tipo de comprador se guarda esto ad eternum. 

6) No tiene una política ni una estrategia de compras, sino que suele basarse en la oportunidad a corto plazo.

Para ilustrarlo propongo un caso real de un gerente de un restaurante que:

1. La gestión de su página web la hacía la empresa que estuviese en el networking que se celebraba en su restaurante. Cuando ésta cambiaba, él también cambiaba independientemente de si era mejor o peor. En dos años fueron cuatro empresas las que se lo gestionaron teniendo resultados cada vez peores.
2. Miraba el céntimo de todo. Le demostré que se ahorraba en queso en torno a un 3% con respecto al precio de mercado, pero por un mal corte tiraba en torno a un 7% del queso, es decir, tiraba dinero porque no se cortaba correctamente el queso.
3. Los proveedores saben cómo es y, cuando éste se encuentra en una situación de desventaja (una urgencia), lógicamente se la cobran con creces.

Todo esto se aleja de lo que siempre proponemos como profesionales de las compras: debemos querer que los proveedores quieran trabajar para nosotros para poder así tener la mejor información y el mejor servicio al mejor precio del mercado.

El verdadero ahorro

El gráfico de la izquierda nos muestra claramente las diferentes perspectivas que puede haber ante una necesidad. En general, cuando el cliente nos habla de lo que necesita, sabe lo que necesita y cómo le gustaría que fuese. El comercial, el director de proyecto o quien sea agrega otros aspectos bienintencionadamente pensando que son su "valor añadido". Además, como a nadie amarga un dulce, esto puede desencadenar una serie de aspectos muy interesantes (lo que vulgarmente en el mundo de las reformas se denomina los "ya que", es decir, "ya que cambiamos el grifo, podemos mirar el mueble, y ya que miramos el mueble vemos que el alicatado queda sucio y ya que está sucio cambiamos el alicatado...", total, que empezamos con 30€ para un grifo y hemos cambiado el baño entero por 2.000€...y Pepe está contento porque se desgrava el IVA...o no). 

¿Qué tiene que hacer Compras en medio de todo esto? No es simplemente ceñirse a la definición original de lo que quiere el cliente, sino algunos aspectos más (vayan a continuación por orden):

1. Entender la necesidad, qué mueve a querer comprar eso. Un cliente necesitaba comprar una carretilla que tuviera triple mástil para maniobrar en un área relativamente pequeña, con poco peso pero crítica para él. Los costes eran muy altos, máxime cuando el tiempo de trabajo de la carretilla no iba a llegar a 30 minutos diarios. Una rápida visita al lugar nos hizo ver que las estanterías más bajas estaban vacías sin saber por qué. Moviendo el producto a dichas estanterías, la carretilla podría ser fácilmente substituible por una transpaleta de coste inferior al 10% de lo que se planteaban. Simplemente, estudiamos la necesidad.
2. Ofrecer soluciones alternativas en el mercado. En otra ocasión, el cliente compraba material de oficina en una papelería cercana, ya que era la única solución JIT que había encontrado (el material de oficina en este caso era bastante crítico y de consumo alto). Ante la imposibilidad de hacer un estudio de necesidad (aducía que ésta era demasiado volátil), llegamos a un acuerdo de consigna por un año con revisiones trimestrales y reposición en 24 horas. La solución estaba en el mercado, pero el cliente nunca se había detenido a pensar en otras opciones.
3. Buscar el punto óptimo entre cubrir la necesidad, la satisfacción del cliente y el coste a pagar. Fue un caso curioso cuando un cliente quiso organizar un almacén de utillajes (cada utillaje venía a pesar unos 500 Kg). El espacio que disponía era bastante limitado, así que pensó en pasillos estrechos y una solución muy costosa. La trilateral iba a trabajar dos horas diarias, con lo que realmente no iba a amortizar dicha inversión en la vida, máxime cuando la quiso con todos los dispositivos de seguridad, los cuales no iban a ser necesarios en un pasillo de 6 metros de largo y sin peatones. Bien, nuestro objetivo era encontrar el equilibrio entre todo l que quería y las soluciones más adecuadas para su aplicación. 
4. Buscar el ahorro en el coste total. Otro cliente decidió ahorrarse la limpieza asumiéndola con sus propios trabajadores. Como táctica puede ser correcta, si bien no había dejado claro los objetivos y el polvo empezó a afectar a la producción, especialmente en el lacado de las piezas de madera y, por consiguiente, una pérdida de calidad considerable. El coste total incluye este tipo de estudios que nos permite ver el coste no como un ente aislado, sino como parte de una tela de araña a la que afecta inmediatamente.
5.  Gestión del riesgo. Para diferenciar con el punto anterior, mencionar que el riesgo no es simplemente que no se sirva a tiempo (lo que podemos prever con penalizaciones en el contrato), sino también la no calidad, la volatilidad del mercado, etc. Compras debe entender y hacer entender que los contratos suelen servir para regular medidas a posteriori, si bien lo que queremos es definir las prioridades (es decir, la CALIDAD) para evitar problemas. Por si alguien quiere profundizar más en este tema, siempre puede ver este artículo sobre riesgo en compras.
6. Monitorizar resultados. ¿De qué sirve todo esto si después nos olvidamos? Compras debe mantener un seguimiento que garantice que todo lo anterior se cumple

Así pues, ¿cómo resumiríamos qué es el verdadero ahorro? El verdadero ahorro proviene no del volumen ni de las comparativas de precio, sino de la gestión profesional de compras.