Análisis DAFO o SWOT

En el siglo VI antes de Cristo un sabio general escribió que "no sólo es necesario evaluar las condiciones del propio comando, sino también las del comando enemigo". Este concepto fue retomado en los años setenta del pasado siglo XX para crear un nuevo sistema de análisis que permitiera a las empresas saber qué no funcionaba e incluso adelantarse a los problemas de un mercado cada vez más cambiante. Hoy vamos a introducirnos en la aplicación del análisis DAFO (también conocido DOFA o FODA) en compras. Por cierto, ese general era Sun Tsu y no sólo escribió la obra militar más leída de la historia - El arte de la guerra - sino que es conocido como el mejor general japonés de la historia.

 

DAFO se trata de una traducción del inglés SWOT (Strenght - Weakness - Opportunities - Threats) lo que viene a significar Debilidad - Amenaza - Fortaleza - Oportunidad) en cualquiera de los órdenes que prefiramos. El análisis se divide en dos partes:

 

Análisis Interno: donde vamos a reflejar la situación interna de la empresa e incluso del departamento de compras, con sus debilidades y fortalezas. Debemos pararnos a hacernos algunas preguntas en este punto:

 

• En cuanto a las Fortalezas, debemos hacernos preguntas como ¿qué consistencia tiene la empresa?, ¿qué ventajas tenemos?, ¿qué nos hace mejor que cualquier otra o que nos prefieran nuestros proveedores con respecto a otra?, ¿a qué recursos de bajo coste o de manera única tenemos acceso?, ¿qué perciben nuestros proveedores como una fortaleza?
• En cuanto a las Debilidades, las preguntas son un poco distintas, tales como ¿qué podemos y debemos evitar, ¿que debemos mejorar?, ¿qué desventajas tenemos con respecto al mercado / nuestros competidores?, ¿qué entienden nuestros proveedores como una debilidad?, ¿qué factores reducen nuestra capacidad de negociación o influye negativamente en el proceso de negociación?

Análisis externo: en estos cuadros vamos a analizar nuestro entorno. En este apartado estudiaremos las Oportunidades y las Amenazas. Vayamos por partes:

 

• Las Oportunidades son aquellos factores, positivos, que se generan en el entorno y que, una vez identificados, pueden ser aprovechados en nuestro beneficio. Debemos hacernos algunas preguntas tales como ¿qué circunstancias mejoran la situación de la empresa?, ¿qué tendencias del mercado pueden favorecernos como empresa y/o como departamento de compras?,  ¿qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado que pueden ser interesantes para nosotros?. 

• Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden afectarnos como empresa o más concretamente en nuestros proyectos de compras. Algunas preguntas pueden ser oportunidades o amenazas dependiendo de la respuesta, tales como ¿qué cambios en la legislación ha habido?, si bien las preguntas más típicas son ¿con qué obstáculos esperamos enfrentarnos?, ¿qué están haciendo nuestros competidores?, ¿qué situación económica tenemos? (ésta última suele ser una amenaza, pero quizás pueda ser también una oportunidad). 

En el ejemplo que hemos puesto en la imagen vemos un análisis SWOT pero la pregunta que todo el mundo se hace es ¿y ahora qué?. Hay varias técnicas para resolver este acertijo, si bien la más sencilla que he utilizado es la denominada "matching & converting" (emparejar y convertir). Lo que pretendemos es convertir las debilidades en fortalezas mediante el uso de las oportunidades, así como convertir las amenazas en oportunidades mediante el uso de nuestras fortalezas. En la imagen de la derecha se puede ver cómo se ha resuelto el análisis.

 

Lo ideal es hacer un análisis SWOT antes de decidir una estrategia y volver a hacerlo pasado un tiempo prudencial (6 meses - 1 año dependiendo del proyecto y las acciones a las que nos hemos comprometido) para comprobar que las acciones han sido positivas, que la situación no ha cambiado y corregir la estrategia si fuera necesario.