Prioridades de Compras para PYMEs

Disculpad que esté dedicando últimamente más tiempo a las consultas que al blog, pero algunas parecen realmente urgentes y requieren mi atención. Me he dado cuenta que gran parte de ellas son porque no hay alguien en compras. El perfil de la empresa es bastante típico: menos de cincuenta empleados, las compras las realizan los jefes de línea o sección y hay un almacén sin organizar. ¿Por dónde empezamos con este maremagnum? Vamos a dar unos puntos básicos que seguro ayudarán:

 

 

Flujo de Compras

1. Hacer un inventario del almacén.- esto nos dará una idea de la gestión de materiales que tenemos. Un descuadre inferior al 1% puede ser aceptable. Cuando el descuadre está entre el 1% y el 3% tenemos que estudiarlo con cuidado; más de un 3% supone apretar el botón de emergencia. Esto, por supuesto, depende del tipo de empresa y el sistema que estemos utilizando. Una de las consultas me decía que el descuadre es 0% porque no tienen sistema de gestión y no saben qué hacer. Esto también nos servirá para acordar prioridades con la dirección.

 

2. Preparar un pequeño diagrama de flujo.- entiendo que muchas empresas no tengan una persona dedicada a las compras, pero sí conviene que todos sigamos las mismas reglas. En la imagen de la derecha se puede ver un pequeño diagrama de flujo que sugerí a un compañero. La idea es proponerlo, acordar con la dirección las modificaciones pertinentes y a partir de ahí todos seguimos las mismas reglas de juego. Este diagrama será la base de nuestro futuro procedimiento de compras pero, sobre todo, será la forma en la que vamos a organizar las compras. Es por este motivo por lo que es importante que lo acordemos con la dirección de nuestra empresa y se comunique consecuentemente. Más adelante resumo los pasos a seguir al respecto.

 

3. Gestionar con pedidos abiertos en el almacén.- un pedido abierto es un pedido en el que incluimos los materiales de mayor consumo con una cantidad estimada para un determinado plazo de tiempo. Se hace una vez y desde ese momento el almacén se autogestiona para esos materiales. La razón por la que lo incluyo es por las siguientes razones:

    3a) Cuando queremos introducir un procedimiento todo el mundo cree que vamos a aumentar la burocracia. Al gestionar con pedidos abiertos la reducimos, con lo que ganaremos adeptos a nuestra causa.

    3b) Al incluir en un pedido un volumen considerable de materiales podremos mejorar nuestra negociación (reducir los costes). Esto gustará a la dirección, que verá una oportunidad clara de mejora de costes con la apuesta por la nueva organización. En este punto muchas veces la dirección suele pedir que se compare los materiales codificados con los no codificados por si hubiera duplicaciones. Es un ejercicio extremadamente útil.

    3c) Mejorar los costes de ciertos materiales hará que la gente se dé cuenta de los beneficios de la codificación (cuando realmente es necesaria) y de la gestión de compras. Esto evitará lo que pasa en tantas ocasiones, que tenemos un almacén general y cada línea tiene muchos almacenillos "para sus cosas". Esto supone no sólo un descontrol, sino un gasto de inmovilizado terrible para la empresa.

 

A partir de estos tres puntos, sugiero los siguientes pasos:

 

a) Reunirse con la dirección para acordar el mejor diagrama de flujo para nuestra empresa.

b) Así mismo, acordar con la dirección la estrategia a seguir con la gestión del almacén.

c) Establecer un periodo de tiempo de puesta en marcha (1 a 3 meses) para poder recoger información sobre los problemas que hemos encontrado, cómo evoluciona el almacén, etc. Esto nos ayudará a mejorar el diagrama de flujo y establecer un procedimiento de compras.

d) Establecer un segundo periodo de pruebas de otros tres meses para ver si hemos resuelto los problemas ya con el procedimiento de compras y ver qué mejoras establecer. Acordar entonces con la dirección unos objetivos comunes para dirección y mandos medios.

e) Revisar los objetivos y el procedimiento a los seis meses. Evaluar si tenemos que hacer nuevas modificaciones y acordar objetivos comunes para el próximo año.

f) Establecer revisiones y objetivos anuales.

 

Como se puede ver, todo supone un periodo aproximado de un año, pero mi experiencia me dice que es mejor tardar un año y hacerlo bien que tres meses y hundir la empresa.