Objetivos y Compras

Tengo un amigo que suele decir que la ISO está prostituida. Dice que cualquier empresa la puede conseguir por un precio no superior a 600€ sin con ello implicar ninguna mejora en la calidad. 

Al principio creí que exageraba, pero entonces me presentó la EFQM y empezó a gustarme el concepto que va más allá de la calidad, la Excelencia. Cuando nos lanzamos entusiasmados buscando la excelencia, solemos poner objetivos a todo lo que nos rodea, si bien muchos de esos objetivos tienen como resultado la frustración de más de uno en la empresa. Vamos a empezar el curso con buen pie y definiendo tanto la excelencia como los objetivos. La definición que EFQM nos da de excelencia es sencilla:: "Excellent Organisations achieve and sustain outstanding levels of performance that meet or exceed the expectations of all their stakeholder" (las organizaciones excelentes alcanzan y mantienen niveles destacados de funcionamiento que cumplen o exceden las expectativas de todos los stakeholders). Ya no hablamos de rellenar una serie de impresos, sino de cumplir o exceder las expectativas...interesante. ¿Cómo vemos esto en compras? Veamos algunos aspectos:

1. Definición clara de la realidad actual: parece una obviedad, pero casi siempre nos lanzamos a establecer objetivos sin revisar previamente dónde nos encontramos. Lo primero es ver dónde estamos, después hasta dónde queremos llegar. Si compras define la realidad, define la necesidad y con esto ya está ayudando a su empresa. Si tu competencia es más competitiva que tú y no cierra año tras año; si ves que encima el dueño cambia el coche y tú sigues con el SEAT LEÓN...no hay que ser un genio para pensar que algo estás haciendo mal, así que examina tu realidad y defínela tal cual. No pienses eso de "él tiene suerte" o "vende por debajo del coste", porque son excusas que nunca te llevarán a mejorar.
2. Definición de los objetivos. No olvidemos que todo objetivo tiene que ser SMART (como vemos en la imagen de arriba) que viene a significar "inteligente" o "hábil" en inglés. Vamos a detenernos aquí que conozco a más de uno que se ha gastado un dineral en psicólogos (sí, con "p" porque viene de "psijé" que significa alma y no  vendría de "sijé" que significa "higo") porque los objetivos eran un yugo más que un reto:

• Specific - específicos. Vamos a ver, un objetivo no puede ser "voy a vender más", "voy a ser más competitivo" o "voy a ser el mejor del Sudeste de Patraix. Cuando hablamos de ser específicos quiere decir "reducir un 23% los gastos generales" o mejor aún "optimizar el gasto en luz un 18%".
• Measurable - medible. "Voy a comprar más barato" no sirve como "voy a ser más guapo". Necesitamos medir los objetivos para saber en qué punto nos encontramos y a dónde vamos a llegar. 
• Achievable - alcanzable. Ahí es donde Pepe entra en depresión profunda. Hace tiempo me dijo un cliente que quería ahorrar un 70% el recibo de la luz. Es específico y medible, pero inalcanzable...o sí: le aconsejé que se diera de baja en la compañía suministradora.
• Relevant - relevante. Pepe puede pasar por una profunda depresión cuando se da cuenta de que pese haber conseguido un objetivo específico, medible y alcanzable, no sirve para gran cosa porque la empresa no lo va a notar. Un poco de psicología, por favor, que Pepe se ha dejado los cuernos para bajar un gasto de la luz en una empresa donde la luz no supone un gasto significativo.
• Time based - con un Sísifo en la historia tenemos bastante. Eso de estar dando vueltas al mismo punto sin avanzar sólo nos lleva a la consulta del psicólogo. Alcanzamos un objetivo, lo celebramos (¡qué importante es tener una pequeña celebración, aunque sea un minuto de respiro!) y seguimos a por el siguiente.

Los objetivos dentro del contrato de compras

¿Tiene sentido que los objetivos y nuestro contrato se contradigan? Siguiendo el ejemplo que estábamos estudiando en los anteriores artículos, veamos qué objetivo tiene la empresa que estamos utilizando como ejemplo:

La atención al cliente, que a partir de ese momento pasaría a ser el verdadero “jefe” de XXXXX, por esto, el principal objetivo de XXXXX es satisfacer al cliente.

Hay un único aspecto que destaca: el concepto de que el cliente es el jefe. Puede parecernos que esto es redundar en el concepto de calidad que antes hemos visto en los artículos anteriores, si bien tenemos que comprender que el cliente también puede ser interno. Por lo tanto, si estamos hablando de un trabajo que van a hacer, nuestros trabajadores son los clientes internos, el contratista debe satisfacer las expectativas de nuestros trabajadores tanto en calidad de trabajo, aseo, valores de los trabajadores, seguridad, etc.

¿Qué características deben tener los objetivos en nuestro contrato? Veamos la definición más típica que se da en el mundo anglosajón (SMART):

Objetivos de Compras

La empresa donde trabajo es británica, con lo que trabajamos de acuerdo al año financiero inglés (Abril - Marzo). Es por eso por lo que todos los años, por esta época, nos sentamos para acordar nuestros objetivos y negociar con la gente que depende de nosotros los suyos. Por si sirviera de ayuda, ahí va algunos de los más típicos:

 

1. Ahorros: primero e incontestable. Ya hemos hablado de los diferentes tipos de ahorro (OCS y MPS, aunque hay más, como el Cost Avoidence o CA y el Long Term Working Capital Improvement o LTWCI que explicaremos pronto). Este objetivo siempre es una parte significativa del baremo total.
2. Utilización de métodos on line: como hemos comentado también, está muy de moda utilizar métodos on line que modernizan y mejoran la gestión de compras. Hay sistemas que además de las subastas, gestionan los contratos, etc.
3. Reducción del tiempo de petición: básicamente se mide el tiempo que pasa desde que una solicitud ha sido totalmente liberada hasta que el pedido ha llegado al proveedor. Un objetivo típico es de 2 - 3 días como media (hay que tener en cuenta cuando hay que pedir presupuesto, aclarar aspectos con los usuarios, etc.)
4. Reducción del parque de proveedores: lo que se pretende es aumentar el potencial de compras al aglutinar nuestra demanda en un único proceso. Esto suele venir unido a un objetivo de ahorro. De lo contrario, pasa como en muchas empresas, que se reducen proveedores porque se da de baja proveedores que ya no utilizamos.
5. Mejoras en cuanto a seguridad: las grandes empresas se preocupan muchísimo por la seguridad de los trabajadores y por los índices de accidentes. Compras puede ayudar de muchas formas:
• Aumentando la seguridad con contratistas.
• Cambiando, junto con los usuarios, las especificaciones de las máquinas para que sean más seguras (carretillas, taladros, etc.).
• Mejorando los uniformes y Equipos de Protección Individual (EPIs).
• Mejorando tanto nuestras instalaciones como las de los almacenes de los que somos responsables.