Objetivos de Compras

La empresa donde trabajo es británica, con lo que trabajamos de acuerdo al año financiero inglés (Abril - Marzo). Es por eso por lo que todos los años, por esta época, nos sentamos para acordar nuestros objetivos y negociar con la gente que depende de nosotros los suyos. Por si sirviera de ayuda, ahí va algunos de los más típicos:

 

1. Ahorros: primero e incontestable. Ya hemos hablado de los diferentes tipos de ahorro (OCS y MPS, aunque hay más, como el Cost Avoidence o CA y el Long Term Working Capital Improvement o LTWCI que explicaremos pronto). Este objetivo siempre es una parte significativa del baremo total.
2. Utilización de métodos on line: como hemos comentado también, está muy de moda utilizar métodos on line que modernizan y mejoran la gestión de compras. Hay sistemas que además de las subastas, gestionan los contratos, etc.
3. Reducción del tiempo de petición: básicamente se mide el tiempo que pasa desde que una solicitud ha sido totalmente liberada hasta que el pedido ha llegado al proveedor. Un objetivo típico es de 2 - 3 días como media (hay que tener en cuenta cuando hay que pedir presupuesto, aclarar aspectos con los usuarios, etc.)
4. Reducción del parque de proveedores: lo que se pretende es aumentar el potencial de compras al aglutinar nuestra demanda en un único proceso. Esto suele venir unido a un objetivo de ahorro. De lo contrario, pasa como en muchas empresas, que se reducen proveedores porque se da de baja proveedores que ya no utilizamos.
5. Mejoras en cuanto a seguridad: las grandes empresas se preocupan muchísimo por la seguridad de los trabajadores y por los índices de accidentes. Compras puede ayudar de muchas formas:
• Aumentando la seguridad con contratistas.
• Cambiando, junto con los usuarios, las especificaciones de las máquinas para que sean más seguras (carretillas, taladros, etc.).
• Mejorando los uniformes y Equipos de Protección Individual (EPIs).
• Mejorando tanto nuestras instalaciones como las de los almacenes de los que somos responsables.
 

Compras Centralizadas vs Compras Locales

Uno de los temas que más me consultan es sobre la tendencia a centralizar las compras. Tradicionalmente, las compras eran locales en su mayoría. Esto, como se puede ver en la lámina de a continuación, suponía una cercanía muy grande tanto con los usuarios como con los proveedores. Conlleva muchas ventajas:

1. Fácil coordinación con los usuarios.

2. Rápido entendimiento de las necesidades.

Pero también muchas desventajas (además de las descritas en la lámina), tales como:

1. Poca estandardización de productos y servicios.

2. Escaso poder de negociación con proveedores medianos o grandes.

3. Reduplicación de stocks en las compañías.

4. Poco acceso a las últimas tendencias del mercado.

5. Poco control del gasto.

Quizás por lo arriba descrito o por lo que se puede ver en la imagen, las empresas empezaron a centralizar sus departamentos de compras. No me voy a detener en lo positivo (mayor poder de negocación, mayor standardización, mejor conocimiento del mercado global...) sino en algunos aspectos que quizás den en qué pensar a nuestros compañeros:

1. Lenta reacción ante urgencias.

2. Difícil comunicación sobre las necesidades en las plantas.

3. Partes de las compras quedan en campo de nadie, ya que son o demasiado locales o demasiado poco importantes económicamente para gestionarlas centralmente.

4. Falta de sensibilidad ante las prioridades locales.

Evolución de la gestión de Compras

Es muy probable que por lo anteriormente expuesto, las grandes compañías están volviendo a las compras locales, pero sólo en determinadas categorías. Realmente, se está buscando el equilibro donde se pueda seguir teniendo una estrategia global, donde podamos encontrar un poder de negociación razonable con el proveedor, pero que sigamos teniendo una coordinación lo más óptima posible con las plantas.

Ante la pregunta de "¿qué es mejor?", suelo contestar como casi siempre: "depende". Si la gestión es por categorías, debemos hacernos algunas preguntas para colocar nuestra gestión en LOCAL, CENTRAL o COMPARTIDA:

a) ¿Tenemos un gasto significativo para nuestros proveedores de manera que tenga sentido una consolidación de la categoría? Si el gasto global es muy alto, la gestión global tendría sentido.

b) ¿Es nuestra demanda muy local y fluctuando constantemente? Si fluctúa mucho y depende muchísimo de cuestiones locales, quizás el compartido o el local serían las mejores opciones.

c) ¿Existe proveedores centrales que nos ofrezcan ventajas en el cómputo global con respecto a los proveedores locales? Dependiendo de las ventajas, quizás el compartido o el central sería lo más sensato.

Como siempre, estoy abierto a las preguntas en caso particulares, aunque últimamente pido un poco de tiempo para responder a todos como se merece.