Insourcing - Outsourcing en Compras (II)

Mirad, yo os envío como ovejas en medio de lobos; por tanto, sed astutos como las serpientes e inocentes como las palomas.

Resulta curioso que cuando recibí el encargo de deshacer un contrato de unificación de proveedores por parte de uno de mis grandes clientes, otro de mis grandes clientes me realiza la siguiente pregunta:

Veo en el mercado dos grandes tendencias: unas empresas se inclinan por contratar empresas multi servicio (ISS, etc.) para unificar proveedores y, por lo visto, conseguir significantes ahorros. Otras, por el contrario, hacen un movimiento totalmente contrario: pasan de tener un proveedor o externalizar procesos a internalizar servicios. ¿Qué es lo correcto?

 Como leíamos al principio en la cita sacada del Evangelio según San Mateo (10:16), debemos ser astutos para entender de las necesidades de nuestra empresa, de las prioridades y de la situación que tenemos dentro del mercado. En cambio, debemos también ser sencillos como palomas, porque sólo así podremos escuchar tanto a nuestros usuarios internos para saber qué prioridades tienen (ellos pueden hacer que nuestro proyecto sea un éxito o bien un fracaso) así como a los proveedores, ya que de ellos podremos sacar mucha más información de la que nos podemos imaginar.

A estas alturas, el lector no dudará que no hay una respuesta clara a qué movimiento es el mejor para nuestra empresa, ya que nuestra empresa varía de las demás. Veamos:

1. ¿Son servicios críticos para nuestra empresa? Los servicios críticos, aquellos que afectan a la calidad o que marcan la diferencia con nuestra competencia. Los servicios que están estrechamente ligados con nuestros valores...todo esto es probablemente lo último que debiera salir de nuestro estricto control.
2. ¿Son servicios o trabajos muy estándard? Obviamente, cuanto más común sea el trabajo, tanto más fácil será que podamos externalizarlo e incluso dejarlo en manos de una empresa multi servicios. Ahora bien, si se trata de un trabajo muy particular...deberemos estudiarlo.
3. ¿Hemos estudiado el coste total del servicios? En ocasiones la comparación no incluye muchos factores tales como la flexibilidad, la estacionalidad, etc. que debemos tener en cuenta.

Estudiando estos y otros muchos aspectos podemos garantizar que nuestro proyecto sea un éxito.

Insourcing - Outsourcing en Compras (I)

Corría el año 2.009 cuando Eslovaquia entraba en la Unión Europea y un jovencísimo Barck Obama se convertía en el 44º presidente de los Estados Unidos de América (poco después recibiría el Premio Nobel por lo que pudiera hacer como presidente, pero eso es otra historia). Yo en recibía un encargo del que albergar cualquier duda podía suponer el final de tu carrera: mi principal cliente había decidido unificar muchos de los servicios que recibía en una multinacional americana con más de 200 años de experiencia y unos 50.000 trabajadores repartidos por todo el Mundo. Mi cliente hacía una apuesta que podría suponerle una gran ventaja si se confirmaban las estimaciones: más de 200 millones de presupuesto en el contrato con un ahorro de uno 12% el primer año, un  8% el segundo y un 2,5% los tres siguientes.

Hubo una persona que dudó en Alemania, el cual tuvo que buscar otro trabajo. Era una apuesta de riesgo y no querían grietas...y a mi me tocó implementarla en España. Busqué todo tipo de excusas para que fuera otro el que lo hiciera. Me planteaba varios conflictos:

1. Era un proyecto ideado por la presidencia sin tener en cuenta las necesidades de fabricación ni de mantenimiento.
2. Era un proyecto a un único proveedor, impuesto y seguro de que se llevaría el negocio.
3. Era un proyecto cuyo proveedor no tenía experiencia trabajando con nosotros ni nosotros con ellos.

Fue un año de trabajo duro, convenciendo a gente de lo que ni yo tampoco estaba seguro, intentando minimizar el riesgo y asegurar el servicio dentro de lo que se podía. Tras un año de lucha a brazo partido, el 2.010 se dio luz verde y se puso en marcha definitivamente en 2.011.

Tras ese trabajo, pude dedicarme a otros proyectos y escuchar de lejos el ruido incesante de las frustraciones de la gente que veía un servicio mucho más precario que el que tenían a un coste no del todo claro. La empresa llevaba desde la limpieza, el mantenimiento del aire acondicionado, de las subestaciones eléctricas, del jardín...pasado el primer año, nadie cumplió las expectativas: ni mi cliente llegó a los 200 millones (a duras penas se llegaba a los cuatro millones) ni el proveedor conseguía los ahorros tan esperados (en muchos casos, había un clamoroso aumento de coste).

El papel del departamento de Compras había quedado en tela de juicio. El presidente que había tomado esta decisión se fue a otra empresa (un famoso fabricante de palas excavadoras inglés)...y así, tras la clamorosa eliminación de España del Mundial de Fútbol en Brasil y el aún por entender fracaso en el Mundial de Baloncesto de nuestra querida selección, me llegó un nuevo encargo: había que deshacer el camino andado y garantizar una transición adecuada del proveedor multiservicios actual a los proveedores que ofrezcan mejores condiciones...

Insourcing vs Outsourcing

En los últimos años vimos cómo muchas empresas optaban por externalizar procesos persiguiendo una serie de fines bien definidos:

 

1. Reducir costes, ya que acudían a empresas expertas que optimizaban sus costes.
2. Aumentar la flexibilidad de la empresa (sólo pagaban por trabajo realizado, deshaciéndose de los costes fijos de personal).
3. Mejorar la calidad de los productos.

 

Hace un par de años observé cómo esas mismas empresas empezaban a absorver dichas operaciones con trabajadores propios. Está claro que no era porque querían aumentar costes o reducir la flexibilidad, sino con un único objetivo claro: era más barato retomar esos trabajos y dárselos a personal interno con contratos laborales costosos de rescindir que seguir pagando el precio por pieza, despedir a dichos trabajadores o tenerlos contratados sin mucho que hacer.

 

Esta situación implica analizar muchas variables, por lo que no se puede dar una respuesta categórica aplicable a todos. Veamos algunos aspectos a tener en cuenta para animaros a recapacitar y ver qué opciones dais:

 

• Perspectiva de la empresa a corto plazo (1-3 años), medio plazo (4-6 años) y largo plazo (más de seis años). Dependiendo de la situación y la estrategia de la empresa, la absorción de operaciones (insourcing) puede ser una solución para evitar despidos, malestar de los tabajadores y costes. En este punto entra otro aspecto fundamental:
• Importancia de la calidad en dichas operaciones. Si el proceso de absorción puede suponer una reducción de la calidad, cómo ésta puede incidir en la viabilidad de la empresa, etc.
• Comparativa del coste total de la pieza con respecto al coste total de la pieza producida internamente. Dentro de éste último cabría incluir la amortización de la rescisión de contratos. El posible aumento del coste (gastos de no calidad incluidos) puede hacernos pensar si merece la pena absorver la tarea, ya que puede tener un claro impacto en la viabilidad de la empresa.

 

Llegado a este punto, debo aclarar un aspecto ético personal: he utilizado eufemismos (rescisión de contratos, etc.) para eliminar toda carga sentimental de este artículo. El comprador, como cualquier vecino, tiene corazón y sabe que detrás de esos números hay dramas personales. Mi primer trabajo fue como intérprete en una convención sindical de una multinacional. En ella, el representante sindical de Finlandia comentaba como buen dato que habría una reducción de puestos de trabajo de un 15%. Cuando, más tarde, le comenté cómo veía eso desde el punto de vista humano, me dijo que pensaba que había garantizado el trabajo a un 85% de sus trabajadores. Cuando hagamos estos cálculos, debemos esforzarnos en pensar que estamos intentando garantizar el trabajo de la mayoría porque, de lo contrario, la mayoría perderá el trabajo.