Vicios ocultos

Hace poco me llegó una consulta que poco más o menos comentaba lo siguiente:

En nuestra empresa solemos comprar XXXXX y recientemente tuvimos un problema porque, al abrir la caja y poner dicho producto en nuestro sistema de producción, éste tuvo una duración muy inferior a lo que estamos acostumbrados. Al reclamar al proveedor y ver éste que no se trataba de nada relativo a nuestro almacenaje o sistema productivo, pues ninguno ha sufrido cambio alguno, dijo que la garantía no cubría nada porque se trataba de vicios ocultos y, por lo tanto, no incluidos en ninguna garantía.

 Vaya por delante que, ante cualquier problema de calidad, la relación con el proveedor influye mucho en su respuesta. Empecemos por lo puramente legal y a partir de ahí continuemos comentando otros aspectos dentro de las compras que debemos tener en cuenta:

1. Tenemos treinta días para devolver cualquier producto con vicios o defectos ocultos.  Con esto me refiero a España, si bien en otros países el plazo puede ser diferente. En este caso el proveedor no dijo la verdad al cliente, ya que se encontraba dentro de dicho plazo cuando hizo la reclamación, que no cuando me hizo la consulta.
2. Referir la calidad de un producto al comportamiento que éste tenga en nuestro sistema productivo es perfectamente lógico y legal, si bien éste tiene que estar establecido en el contrato de compra-venta. De nuevo, conviene que haya un plazo para la detección de dichos problemas, así como un máximo de garantía. Recuerdo cuando a un proveedor le pedían más de 65K€ por unas telas metálicas que produjeron defectos en la producción. Por suerte para el proveedor  - que era mi cliente - en el contrato habíamos incluido un máximo de 8 horas de producción para encontrar dichos defectos. Esto suele ocurrir especialmente en relaciones de partenariado.
3. Numerosas empresas tienen sistemas de calidad integrados con los que gestionan la comunicación entre proveedor y cliente para cuestiones relativas a la calidad o a la logística. Si queremos hacerlo más fácil, cualquier contrato de compra-venta deberá incluir una cláusula de calidad definiéndola y estableciendo compensaciones si éstas fueran necesarias.
4. Si no tenemos ninguno de los puntos anteriores claros y, como pasaba en este caso, somos un cliente relativamente interesante para nuestro proveedor, siempre podemos apelar a la relación para poder obtener cualquier clase de compensación. Para esto debemos tener en cuenta que el proveedor no está obligado a nada, de la misma manera que nosotros no estamos obligados a seguir comprándole.

Como solemos ver en la vida real, las cosas no son blancas o negras, sino que el comprador tiene que tener suficiente arte como para poder discernir en una gama de grises casi infinita.

Insourcing - Outsourcing en Compras (I)

Corría el año 2.009 cuando Eslovaquia entraba en la Unión Europea y un jovencísimo Barck Obama se convertía en el 44º presidente de los Estados Unidos de América (poco después recibiría el Premio Nobel por lo que pudiera hacer como presidente, pero eso es otra historia). Yo en recibía un encargo del que albergar cualquier duda podía suponer el final de tu carrera: mi principal cliente había decidido unificar muchos de los servicios que recibía en una multinacional americana con más de 200 años de experiencia y unos 50.000 trabajadores repartidos por todo el Mundo. Mi cliente hacía una apuesta que podría suponerle una gran ventaja si se confirmaban las estimaciones: más de 200 millones de presupuesto en el contrato con un ahorro de uno 12% el primer año, un  8% el segundo y un 2,5% los tres siguientes.

Hubo una persona que dudó en Alemania, el cual tuvo que buscar otro trabajo. Era una apuesta de riesgo y no querían grietas...y a mi me tocó implementarla en España. Busqué todo tipo de excusas para que fuera otro el que lo hiciera. Me planteaba varios conflictos:

1. Era un proyecto ideado por la presidencia sin tener en cuenta las necesidades de fabricación ni de mantenimiento.
2. Era un proyecto a un único proveedor, impuesto y seguro de que se llevaría el negocio.
3. Era un proyecto cuyo proveedor no tenía experiencia trabajando con nosotros ni nosotros con ellos.

Fue un año de trabajo duro, convenciendo a gente de lo que ni yo tampoco estaba seguro, intentando minimizar el riesgo y asegurar el servicio dentro de lo que se podía. Tras un año de lucha a brazo partido, el 2.010 se dio luz verde y se puso en marcha definitivamente en 2.011.

Tras ese trabajo, pude dedicarme a otros proyectos y escuchar de lejos el ruido incesante de las frustraciones de la gente que veía un servicio mucho más precario que el que tenían a un coste no del todo claro. La empresa llevaba desde la limpieza, el mantenimiento del aire acondicionado, de las subestaciones eléctricas, del jardín...pasado el primer año, nadie cumplió las expectativas: ni mi cliente llegó a los 200 millones (a duras penas se llegaba a los cuatro millones) ni el proveedor conseguía los ahorros tan esperados (en muchos casos, había un clamoroso aumento de coste).

El papel del departamento de Compras había quedado en tela de juicio. El presidente que había tomado esta decisión se fue a otra empresa (un famoso fabricante de palas excavadoras inglés)...y así, tras la clamorosa eliminación de España del Mundial de Fútbol en Brasil y el aún por entender fracaso en el Mundial de Baloncesto de nuestra querida selección, me llegó un nuevo encargo: había que deshacer el camino andado y garantizar una transición adecuada del proveedor multiservicios actual a los proveedores que ofrezcan mejores condiciones...

Asesoría en Compras

Cuando Víctor de EDE3 puso el plano sobre la mesa para ver lo que opinaba sobre la nueva nave que iban a construir me asaltaron mil dudas: 

- ¿Por qué se compran un terreno y quieren construir con la de naves que hay vacías?

- Están creciendo mucho y quieren una nave donde puedan crecer, de ahí que compren el terreno anejo para construir un nuevo almacén. Pasan de 1.500 m2 a casi 3.000m2 en total

- Pues tienen un problema que se llama cuello de botella aquí - dije señalando el pasillo que se suponía comunicaría la zona de producción con el almacén.

Víctor me lo enseñaba seguro de que el proyecto me apasionaría...y acertó. A los cinco minutos estábamos visitando a su cliente. Le expliqué las debilidades que había observado en el proyecto, cómo poder solucionarlas sin que el proyecto sufriera un sobre coste. Por el contrario, podríamos conseguir los objetivos que buscaba: mayor aprovechamiento del espacio, mayor flexibilidad de crecimiento a menor coste, optimización del proceso de producción, mayor competitividad...

El siguiente paso fue ver el terreno in situ y una visita a su planta para ver el proceso de producción actual. ¡Necesitábamos de un punto de partida! Todas las dudas se aclaraban y veíamos cómo mejorarlo todo. Realmente habíamos dado la vuelta al proyecto de EDE3: en vez de construir de fuera hacia dentro - primero veo más o menos lo que vas a necesidad, construyo y ya después tú pones la maquinaría - íbamos a construir de dentro hacia fuera:

1. Calcularíamos las necesidades actuales y haríamos una estimación de crecimiento.
2. Optimizaríamos el uso del espacio, el flujo de personal y el proceso productivo.
3. Adaptaríamos todo al proceso productivo y al flujo de materiales, después construiríamos la nave.

Sólo con las primeras ideas nuestro cliente se ahorrará en el proceso productivo en torno a un 35% sin aumentar el gasto de construcción (previsiblemente habrá una reducción en dicho coste, pero está aún por calcular). Nuestro papel como Comprador Asesor incluye:

• Mejoras en el diseño constructivo para adaptarse a las necesidades del cliente.
• Mejora en el almacenamiento para poder tener un mayor aprovechamiento tanto del espacio como una optimización del proceso de almacenaje.
• Mejora del flujo logístico y de producción.

Compras y el huevo de Colón

Cuenta la leyenda que estando Cristóbal Colón a la mesa con muchos nobles españoles, uno de ellos le dijo: 'Sr. Colón, incluso si vuestra merced no hubiera encontrado las Indias, no nos habría faltado una persona que hubiese emprendido una aventura similar a la suya. España que es tierra pródiga en grandes hombres muy entendidos en cosmografía y literatura'. 

Grabado de William Hogarth (s XVIII)

Colón, lejos de responder a semejante afrenta de manera violenta, solicitó que le trajeran un huevo, lo colocó sobre la mesa y dijo: 'Señores, apuesto con cualquiera de vuestras mercedes a que no serán capaces de poner este huevo de pie como yo lo haré, desnudo y sin ayuda ninguna'. Todos lo intentaron sin éxito y cuando el huevo volvió a Colón, éste al golpearlo contra la mesa lo dejó en pie. Todos los presentes quedaron confundidos y entendieron lo que quería decirles: que después de hecha y vista la hazaña, cualquiera sabe cómo hacerla.

Como comenté en el pasado artículo, el 9 de Septiembre tenía que hacer una pequeña introducción a las compras. Lo hice como prometí: los dividí en tres grupos y les presenté una situación real: 

Les han solicitado para estudiar  una solución logística para una cámara frigorífica dentro de una línea de producción. Los usuarios quieren mejorar el rendimiento en la carga y descarga del producto, por lo que se plantean la compra de una carretilla. Estudian dos opciones basándose en su experiencia: contrapesada o retráctil. Te piden que les ayudes a decidir la mejor opción para la empresa o que desarrolles una alternativa.

Los equipos empezaron a preguntarme por la altura del techo, la velocidad de carga, la vida útil de la carretilla, el radio de giro, el plano de la cámara...al final del tiempo acordado, dos equipos se decantaron por la retráctil y uno por una contrapesada de segunda mano...

Entonces era mi turno de preguntas: ¿por qué nadie me ha preguntado por el peso de la carga? Hubierais sabido que eran 80 Kg. ¿Por qué nadie me preguntó el embalaje? Hubierais sabido que eran cajas abiertas para la descarga manual. ¿Por qué nadie me ha preguntado por la altura máxima de almacenamiento? Hubierais sabido que eran 30 cm. La solución mejor para la empresa - y este caso es real - fue una transpaleta con un coste de unos 700€, muy lejos de los 22.000€ de la contrapesada  o los 44.000€ de la retráctil.

Como en el huevo de Colón, una vez hecho parece fácil, si bien todos reconocieron que "hacemos las cosas en automático", otros decían "normalmente no pensamos lo que cuestan nuestras decisiones a las empresas" y todos acordaron que "una gestión profesional de compras asegura tener los recursos necesarios y mayor competitividad".