Pesadilla en Compras

Esta semana empecé uno de los trabajos que prometen ser más difíciles e interesantes desde que comencé como Comprador Asesor. Como mi cliente no me ha dado permiso - ni se lo he pedido, para ser sinceros - me perdonaréis que dé los datos un poco genéricos. 

Empecemos por el sector: se trata de un complejo Hotel - Restaurante con más de cincuenta años de carrera. Cuando contactó conmigo el dueño no entendía muy bien cómo iba a trabajar, pero le pareció una oportunidad magnífica poder ver si conseguía algunos ahorros.

Lo primero fue una reunión con su Asesor Fiscal. "Necesito un ABC de gastos" - le dije yo tras presentarme - "Una cuenta mayores, será". "Bueno, creo que será mejor que vaya a su despacho, vea los campos que incluye cada tipo de informe y elijamos el que me dé los datos que necesite".

La primera en la frente: el Asesor Fiscal no ve ninguna factura ni sabe los conceptos que éstas incluyen. Me pudo entregar un listado con facturas y nombres de proveedor. Después de adaptarlo a compras, pude sacar varias cosas en claro:

1. La cantidad de proveedores es ingestionable. En algunas multinacionales se saca una proporción que establece que tiene que haber un proveedor por cada diez trabajadores. Esto es discutible, pero resulta innegable que da una idea de la cantidad de proveedores que tiene para la cantidad de trabajo de la empresa. Es verdad que este ratio puede variar dependiendo del sector y la actividad (una empresa intermediaria o una central de compras tendrá un ratio mucho más elevado). Nuestro cliente tiene 8 proveedores por cada trabajador. Además, no hay proporción: 52 proveedores para el 43% del gasto y otros 52 para el 5,73%. Resalta de este estudio que sólo en mantenimiento tenga esos 52, tres para la lavandería, etc. Otros apartados, como publicidad (9), entiendo que no hace falta estudiar demasiado, ya que en estos tiempos muchas veces acudimos a diferentes canales publicitarios, lo que aumenta nuestro parque de proveedores.

2. La priorización debe estar basada en la variación del análisis de Kraljic que se ve a continuación. Nuestro cliente tiene un potencial de compras alto (más de 1M€/año), pero su demanda está tan diseminada que no tiene una posición de fuerza en la mesa de negociación. Priorizar de acuerdo a este análisis nos servirá para poder tener un mayor impacto en un espacio breve de tiempo. En este gráfico vemos que los grupos de materiales con mayor beneficio para nuestrocliente y que caen en una zona de facilidad relativamente asequible son Directos (comida, bebida, todo aquello que tiene impacto en el producto / servicio final), Lavandería, Mantenimiento, Jardinería (aunque el gasto es pequeño) y quizás Electricidad.

Además, este análisis nos da también una información muy valiosa: cuán atractivos somos para nuestros proveedores. Para un proveedor de lavandería, comida o mantenimiento, este tipo de negocio resultará muy interesante y seremos fuertes en la negociación, mientras que para uno de uniformes, limpieza o una agencia, seremos bastante menos interesantes y puede ser menos condescendientes con sus condiciones.

A la hora de ponerlo en marcha, empezaremos por Directos y Mantenimiento, ya que esto tendrá un efecto en el bolsillo de nuestro cliente inmediato. El resto de grupos de materiales los tendremos que gestionar más poco a poco.