Plataformas de eSourcing

Hace ya algún tiempo tratamos la problemática de las subastas. El tema generó bastante controversia, ya que parecía estar hablándose de las plataformas de esourcing. Hoy, vamos a introducirnos en estas plataformas.

 

Para empezar, cabe resaltar que no es una moda, sino una evolución positiva del modo de trabajo de las compras. Las plataformas de esourcing ayudan en la gestión de compras en diferentes áreas:

 

1. Ayudan a la gestión de contratos. En prácticamente todas puedes gestionar tus contratos, guardar copias electrónicas, crear avisos para comenzar la renegociación, compartir la información de manera adecuada con los usuarios, etc. Parece una simpleza, pero ahorra muchísimo tiempo y ayuda "vender" en trabajo de compras.
2. Ayudan en la gestión de solicitud de ofertas. En este sentido las ventajas son varias:
• Podemos unificar nuestra demanda fácilmente y hacer solicitudes de oferta incluyendo tantos términos como creamos necesarios para estudiar el coste total de los artículos.
• Si estamos hablando de un pedido abierto o contrato (anual, etc.), podemos incluir en forma de preguntas cláusulas que a posteriori transformaremos en KPIs.
• Podemos optar por la modalidad "ciega", de manera que nadie pueda ver los precios hasta que el periodo de licitación haya concluido. Esto es especialmente aconsejable cuando se trata de subastas en las que compras desea constatar especialmente su neutralidad.
• Esta solicitud a posteriori se puede enlazar con el contrato, de manera que dejamos una clara trazabilidad del trabajo de compras.
3. Hay otros objetivos (reducción de personal, etc) que yo personalmente no he visto, aunque insisten también en ellos los profesionales de las plataformas.

Me han preguntado por mi experiencia también. Además de lo ya expuesto, me gustaría añadir que la dirección tiene que recapacitar sobre algunos aspectos antes de plantearse si quiere apostar por un sistema de eSourcing, tales como:

• Qué objetivos perseguimos con el eSourcing. Conviene resaltar que la plataforma no es un fin per se, sino un medio para lograr unos objetivos. ¿Aumentar los ahorros?, ¿reducir el parque de proveedores?, ¿dar una mayor claridad a la gestión de compras?
• Cuántos usuarios y variedad geográfica de los mismos. Si vamos a tener usuarios repartidos por todo el Mundo, conviene que la plataforma también sea capaz de ayudar a la puesta en marcha a nivel global.
• La plataforma debe haber comprobado que cumple las normativas locales de todos los países donde vayamos a operar con ella.
• Tenemos que organizar la empresa de acuerdo a esta herramienta y la herramienta de acuerdo a la empresa. ¿Qué idioma es el oficial de la empresa?, ¿cómo vamos a formar a nuestro personal?, ¿crearemos la figura del key user para cada país?, ¿cómo formaremos a nuestros proveedores y usuarios?.
• Qué recursos puede la empresa invertir. Por recursos me refiero tanto económicos como personal. Estas plataformas son una gran solución, si bien precisan de medios humanos que la alimenten.

Si alguien quiere saber más de mi experiencia personal (llevo diez años trabajando con este tipo de plataformas, he sido key user y formado tanto a usuarios internos como externos), siempre puede contactar conmigo.

 
 

¿Presupuesto abierto o cerrado?

Solventamos una duda en la que están coincidiendo muchos compañeros: ¿qué es mejor, un prespuesto cerrado o uno abierto? Siento contestar con otra pregunta, pero es así: ¿de qué estamos hablando? Veamos algunas soluciones que abarcan la mayor parte de las situaciones propuestas:

1. Un trabajo, ya sea una mudanza, una limpieza (especial o no), o cualquier tipo de trabajo donde el coste de la mano de obra sea primordial: normalmente el proveedor preferirá un presupuesto abierto (precio por hora). Esto ofrece mucha flexibilidad para él, pero también riesgos e incertidumbre para nosotros. Si retomamos nuestro artículo sobre KPIs en contrato, fácilmente podremos aceptar el presupuesto abierto con los siguientes objetivos:
• Especificar claramente la calidad del trabajo que queremos y el coste óptimo que estima el proveedor. Esto evitará problemas con los puntos siguientes.
• Número máximo de horas que podrán facturarnos. A partir de ahí, el proveedor tendrá una penalización (también conocida como malus) de X por cada hora de más.
• Un bonus por las horas de menos que haga de un óptimo establecido. Es decir, si hemos estimado que el trabajo se realizará óptimamente en 50 horas semanales y el proveedor consigue hacerlo en 40 horas (siendo el trabajo aceptado como correcto por nosotros), les podemos dar una bonificación del 30% sobre la diferencia, es decir, pagar el 30% de las 10 horas que no han realizado.
2. Un material.  Algunos estarán pensando ¿cómo se puede ofrecer un material en abierto? Si es así, tendréis que empezaros a acostumbrar a ser más imaginativos que vuestros proveedores. A mi me han ofrecido materiales en abierto negociando el coste total. Pondré un ejemplo:

Tenemos una muela diamantada que cuesta 300 € (por poner una cifra). La reperfilamos 8 veces a un coste de 30€ cada vez. La muela, cada vez que entra en nuestra línea trabaja correctametne 2000 piezas tras tener que tirar las dos primeras. El coste total es 540 € (300+(30x8)). ¿Cómo trabajamos en abierto con esto?

• El proveedor garantiza los datos anteriormente expuestos (dos piezas de pérdida y 2000 de producción).
• Si podemos alargar la pieza 100 más correctamente, el proveedor y nosotros compartimos los beneficios en 30%-70% (nosotros tenemos la mayoría porque también corremos un riesgo de no calidad).
• Si no consigue llegar al óptimo establecido, entonces tiene que pagar los costes de no calidad más una penalización.

 

Lo que se trata es de ser muy imaginativo y llegar a un punto en el que el proveedor se involucre en la calidad con nosotros para obtener un mayor beneficio.

 

A la hora de comparar ofertas, tenemos que comparar las condiciones acordadas con los proveedores y el punto óptimo definido por cada proveedor. De esta manera, sabremos qué opción es la mejor para nuestra compañía.

 

KPIs en un contrato de compras

En un contrato incluimos una infinidad de datos, cláusulas, materiales...pero solemos olvidar algo muy sencillo e importante: la evaluación del contrato. A continuación vamos a ver algunos de los conceptos que incluimos como objetivos en nuestros contratos. Seguiremos el ejemplo de un contrato de telas metálicas para utillajes:

1. Proyectos de ahorro: cambia mucho cuando nos sentamos a negociar un contrato global y lo primero que hablamos en cuanto a objetivos se refiere y mencionamos proyectos de ahorro. Tenemos que tener claro el volumen mundial, el margen de mercado que tiene este proveedor con nosotros y el volumen de ahorro que queremos llegar. Debemos dejar claro que no queremos un mero descuento por cantidad, sino una reducción del coste total del producto.
2. Gastos de no calidad: como parte del coste total, la no calidad es importante. Conviene dejar claro cómo se comunica, qué cobertura queremos que tenga el proveedor (una hora de producción, un millón de euros, etc.).
3. Abono por aumento de consumo: el objetivo para ellos obviamente es mejorar su cuota de mercado. Si es lo que quieren, también deberemos dejar claro que eso se tiene que traducir en un abono a final de año.
4. Desarrollo de nuevos productos: no necesitamos cuantificar los productos que queremos que desarrollen, sino más bien que haya una predisposición en el contrato para colaborar y desarrollar nuevos productos que nos diferencien con nuestra competencia.

Actualmente me encuentro negociando cuatro contratos globales con un importe total de unos diez millones de libras. Huelga decir que no todos tendrán las cuatro claúsulas anteriores, pero lo que sí incluyen todos es una cuantificación de todas las claúsulas que hemos acordado. Esto nos da varias ventajas, a saber:

 

• Dejamos claro qué queremos con este contrato, tanto al proveedor como a la dirección.
• Nos sitúa en una posición ventajosa en la negociación del próximo contrato.
• Comenzamos con esto un proceso de mejora continua.
   

Nota a posteriori: tras diversas peticiones, he puesto a disposición de los lectores un nuevo artículo sobre KPIs en contratos de compras.