Discernimiento en Compras

La Real Academia de la Lenga Española (RAE) define discernir como "distinguir algo de otra cosa, señalando la diferencia que hay entre ellas. Comúnmente se refiere a operaciones del ánimo".

 

Hace poco organicé una formación para compradores en Italia. Tras las visitas en fábrica, instalaciones de proveedores, la tormenta de ideas (brainstorming) y finalmente la definición de proyectos, nos depedimos con el ánimo alto y ganas de ponernos manos a la obra. La compradora de España me comentaba en el avión que todo estaba muy bien, pero que "luego llega la realidad". Cuando le pregunté qué pasaba con la realidad, me dijo "el día a día no te permite trabajar en proyectos. Las urgencias, las prisas...todo eso hace que lo que hemos visto esta semana se quede en el tintero en su mayoría".

 

Este comentario me hizo pensar. Si realmente todo el esfuerzo se veía superado por una realidad, es que nos habíamos alejado de la realidad. Quizá era el momento de plantear formaciones y un seguimiento acorde con la realidad. Un seguimiento que nos permitiera trabajar en esos proyectos.

 

Aterrizamos, nos despedimos y a la semana siguiente me presenté en su oficina. Después de recordar algunas anécdotas del viaje y resolver un par de dudas, le hice una pregunta muy sencilla, "¿cómo te has planteado hacer el seguimiento de los proyectos?". Su respuesta me dejó un poco preocupado: a medida que le iban llegando solicitudes de pedido, iría pidiendo oferta y viendo dónde le salía más económico. Me recordó que no tenía tiempo para proyectos con tanta solicitud y atender a usuarios.

 

Obviamente esto no tenía nada que ver con los proyectos que habíamos identificado. Le formulé las siguientes preguntas:

 

1. ¿Qué usuario/-s son los que te hacen más solicitudes de pedido o te roban más tiempo?
2. ¿Qué tipo de pedido podríamos hacer para tener la flexibildidad que ellos necesitan y no dejar el gasto fuera de control?

Con esto hicimos un pareto improvisado y un listado de cuatro o cinco acciones que se podían completar en una semana. Volví y la situación había mejorado notablemente. Sólo teníamos ahora el problema de "los incendios". ¿Cómo puedo prevenir las urgencias? Volvimos a plantearnos preguntas centrándonos en el árbol que vimos  hace un par de semanas para discernir entre consecuencias, problemas y causas de los problemas. Acordamos tres acciones que prevendrían una gran cantidad de estos fuegos y quedamos en vernos a la semana siguiente.

 

A mi regreso me la encontré en la máquina de café. Aproveché para tener una reunión informal en la que me explicó lo bien que estaba últimamente y que había preparado una priorización de proyectos. Después de discernier entre lo que es auto-genstionable (más del 40% de su carga laboral, según confesó), las urgencias evitables (70% de las urgencias, que venían a ser un 20% de su tiempo) y el trabajo habitual, podíamos ponernos manos a la obra con los proyectos.