Mejora continua en compras

En Compras, como en cualquier aspecto en esta vida, siempre podemos mejorar. El proceso de mejora continua en compras se hace más obvio cuando estudiamos el coste total de lo que adquirimos.

Hace poco me contrataron para arengar a un equipo europeo de compradores de carretillas. Tras estudiar el coste total de las mismas, preparamos una jornada en la que quisimos evidenciar el enfoque actual (llamémosle tradicional) y un enfoque más profesional (que denominamos futuro).

 El enfoque tradicional se basaba en que había un contrato de renting por cinco años y toda negociación empezaba y terminaba en dicho contrato. Como vemos en el gráfico de la izquierda, nos centrábamos en una proporción significativa, aunque no mucho, del coste total de la carretilla. Cuando me preguntaron cómo optimizar el coste del operario sin crear problemas sindicales, les respondí con una pregunta "¿cuándo fue la última vez que os planteasteis si la carretilla era realmente necesaria? El mayor ahorro - proseguí - es la optimización del parque de carretillas porque en muchos casos ya otros departamentos han optimizado el personal, pero requieren el mismo número de carretillas." Repasamos el personal que había por fábrica en los últimos cinco años y el que hay en la actualidad y la variación oscilaba entre un 30% y un 50% del personal menos, pero el parque de carretillas no hacía más que aumentar. ¿Las necesitábamos de verdad?. No estamos aplicando la mejora continua a esta categoría, ¿por qué?

La respuesta no se hizo esperar, "porque tenemos un contrato a cinco años". A ese punto es al que quería que me llevaran para hacerles ver lo siguiente:

1) Dentro del coste total de la carretilla, no debíamos sólo estudiar el coste del renting, sino también otros muchos costes que ésta conlleva. Como vemos en el gráfico de la derecha, debíamos pasar de "lo que todo el mundo ve" a lo que "nadie estudia".

2) El contrato ligaba a un pago por renting, pero había otros muchos conceptos que podíamos gestionar a lo largo del contrato, tales como el mantenimiento, la energía, etc. No teníamos por qué esperar hasta que el contrato finalice para ver qué ahorros conseguíamos.

Fue especialmente revelador que ninguno de los que estaban en la reunión - y me consta que son buenos profesionales - habían pensado que después de un contrato aún se puede reducir costes sin que ello signifique romper o modificar el contrato.