El verdadero ahorro

El gráfico de la izquierda nos muestra claramente las diferentes perspectivas que puede haber ante una necesidad. En general, cuando el cliente nos habla de lo que necesita, sabe lo que necesita y cómo le gustaría que fuese. El comercial, el director de proyecto o quien sea agrega otros aspectos bienintencionadamente pensando que son su "valor añadido". Además, como a nadie amarga un dulce, esto puede desencadenar una serie de aspectos muy interesantes (lo que vulgarmente en el mundo de las reformas se denomina los "ya que", es decir, "ya que cambiamos el grifo, podemos mirar el mueble, y ya que miramos el mueble vemos que el alicatado queda sucio y ya que está sucio cambiamos el alicatado...", total, que empezamos con 30€ para un grifo y hemos cambiado el baño entero por 2.000€...y Pepe está contento porque se desgrava el IVA...o no). 

¿Qué tiene que hacer Compras en medio de todo esto? No es simplemente ceñirse a la definición original de lo que quiere el cliente, sino algunos aspectos más (vayan a continuación por orden):

1. Entender la necesidad, qué mueve a querer comprar eso. Un cliente necesitaba comprar una carretilla que tuviera triple mástil para maniobrar en un área relativamente pequeña, con poco peso pero crítica para él. Los costes eran muy altos, máxime cuando el tiempo de trabajo de la carretilla no iba a llegar a 30 minutos diarios. Una rápida visita al lugar nos hizo ver que las estanterías más bajas estaban vacías sin saber por qué. Moviendo el producto a dichas estanterías, la carretilla podría ser fácilmente substituible por una transpaleta de coste inferior al 10% de lo que se planteaban. Simplemente, estudiamos la necesidad.
2. Ofrecer soluciones alternativas en el mercado. En otra ocasión, el cliente compraba material de oficina en una papelería cercana, ya que era la única solución JIT que había encontrado (el material de oficina en este caso era bastante crítico y de consumo alto). Ante la imposibilidad de hacer un estudio de necesidad (aducía que ésta era demasiado volátil), llegamos a un acuerdo de consigna por un año con revisiones trimestrales y reposición en 24 horas. La solución estaba en el mercado, pero el cliente nunca se había detenido a pensar en otras opciones.
3. Buscar el punto óptimo entre cubrir la necesidad, la satisfacción del cliente y el coste a pagar. Fue un caso curioso cuando un cliente quiso organizar un almacén de utillajes (cada utillaje venía a pesar unos 500 Kg). El espacio que disponía era bastante limitado, así que pensó en pasillos estrechos y una solución muy costosa. La trilateral iba a trabajar dos horas diarias, con lo que realmente no iba a amortizar dicha inversión en la vida, máxime cuando la quiso con todos los dispositivos de seguridad, los cuales no iban a ser necesarios en un pasillo de 6 metros de largo y sin peatones. Bien, nuestro objetivo era encontrar el equilibrio entre todo l que quería y las soluciones más adecuadas para su aplicación. 
4. Buscar el ahorro en el coste total. Otro cliente decidió ahorrarse la limpieza asumiéndola con sus propios trabajadores. Como táctica puede ser correcta, si bien no había dejado claro los objetivos y el polvo empezó a afectar a la producción, especialmente en el lacado de las piezas de madera y, por consiguiente, una pérdida de calidad considerable. El coste total incluye este tipo de estudios que nos permite ver el coste no como un ente aislado, sino como parte de una tela de araña a la que afecta inmediatamente.
5.  Gestión del riesgo. Para diferenciar con el punto anterior, mencionar que el riesgo no es simplemente que no se sirva a tiempo (lo que podemos prever con penalizaciones en el contrato), sino también la no calidad, la volatilidad del mercado, etc. Compras debe entender y hacer entender que los contratos suelen servir para regular medidas a posteriori, si bien lo que queremos es definir las prioridades (es decir, la CALIDAD) para evitar problemas. Por si alguien quiere profundizar más en este tema, siempre puede ver este artículo sobre riesgo en compras.
6. Monitorizar resultados. ¿De qué sirve todo esto si después nos olvidamos? Compras debe mantener un seguimiento que garantice que todo lo anterior se cumple

Así pues, ¿cómo resumiríamos qué es el verdadero ahorro? El verdadero ahorro proviene no del volumen ni de las comparativas de precio, sino de la gestión profesional de compras.