Qué esperamos de Compras

El otro día explicaba el diagrama de Kraljic en una ponencia sobre gestión de compras, sobre cómo cambiar de un cuadrante a otro y cómo esto influye no sólo en las Compras, sino que también puede ser de utilidad para las ventas. Uno de los asistentes me dijo, poco más o menos, que compras o bien podría no saber de nada de lo que compra y ser un mero gestor de pedidos o bien tener el título adecuado (por supuesto, ingeniería) para que no se le tuviera que especificar en absoluto la necesidad. En cierta forma tuve la sensación que lo que se esperaba de compras por parte de algunos de los ahí presentes era un poco más de lo mismo de lo que compras debería haber dejado de hacer hace cuarenta años.

Desde ese momento he estado reflexionando sobre qué esperamos de Compras. ¿Queremos que Compras gestione las peticiones que hacen o que optimicen también las necesidades?, ¿queremos que añada valor o simplemente que no moleste?, ¿qué clase de Dept. de Compras queremos?

Casualidades - si es que éstas ocurren - de la vida, cayó en mis manos un libro en el que se trata sobre hábitos. Si organizáramos dos grupos y a uno le enseñáramos la imagen superior izquierda y a otro la de la derecha, al enseñarle la tercera verían claramente o bien a una señorita a la moda o bien a una anciana. Convencer unos de los grupos sobre la existencia de la otra imagen sería complicado.  ¿Por qué ocurre esto precisamente cuando enseñamos las primeras imágenes? Esto se suele llamar condicionar una reacción, es decir, al enseñar una imagen estamos condicionando la respuesta del estudiado. 

Cuando un usuario acude a Compras porque necesita algo, previamente ha visto una de las dos imágenes y quiere transmitirla, sin entrar a valorar sobre si Compras puede o no ver otra imagen y cuán adecuado esto puede ser para la empresa. Un tipo de usuario querrá tener un departamento de compras que gestione su imagen (lo que también nos puede hacer pensar en una falta de seguridad por parte de éste) o bien quiere que Compras replantee ciertos aspectos de la imagen e incluso intente hacerle ver otra imagen, lo que más que enriquecer el trabajo les hace sentir que la tierra desaparece bajo sus pies.

Hay una serie de aspectos que se repiten en las empresas donde he visto que el departamento de compras está compuesto por un grupo de personas con curiosidad (¿por qué necesitas esto?, ¿cómo funciona?, ¿qué aspectos son los más importantes?, ¿por qué?):

- El departamento es más profesional, positivo y tiene menos absentismo que en los departamentos gestores de pedidos.

- El departamento añade más valor a la empresa que en los tradicionales.

- El departamento gestiona los pedidos de manera más rápida y efectiva que cuando simplemente pasa la información. Los comerciales no tienen que ir de un sitio a otro para encontrar las respuesta.

- Las soluciones que aporta Compras - no olvidemos que es el departamento que tiene más contacto con el exterior de la empresa - suelen ser más imaginativas y económicas que las tradicionales.

Como dice un conferenciante al que asistí no hace mucho, si queremos obtener resultados diferentes, algo distinto deberemos hacer.