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martes, 21 de julio de 2015

Cambio en Compras

En Compras siempre nos enfrentamos ante el cambio. Alguien puede pensar que esto significa estar cambiando de proveedor constantemente, pero realmente los cambios son muchos y muy diversos:
  1. Cambio de especificaciones (del servicio o del producto).
  2. Cambio de precios.
  3. Cambio de condiciones.
  4. Cambio de proveedor.
  5. Cambio de estrategia y/o tácticas.
  6. Cambio de objetivos
  7. Cambio de contactos
  8. ...
Cualquier realidad tiene dos fases de creación: la primera es la mental (debemos imaginarnos dicha realidad) y después la materialización. Compras se enfrenta a la primera a diario, ya que constantemente se tiene que estar preguntando qué hay en el mercado, qué mejora podemos incorporara y si ésta nos interesa. Así pues, cuando los compradores a tiempo parcial (los que llevan las compras entre otras muchas cosas) piensan en el cambio una vez al año, han perdido todas las realizaciones anteriores y por lo tanto su efectividad es mucho menor.

Fases del Cambio

Vamos ahora a pensar en las fases del cambio y cómo hacer éste lo más efectivo ya sea para nosotros como para nuestra empresa / cliente. Os adelanto a quien quiera una lectura de 30 minutos (realmente se lee en 10, pero conviene releerlo tres veces al menos para sacarle partido) del famoso "Quién se ha llevado mi queso" sobre cómo enfrentarse / afrentar / adaptarse al cambio. He agrupado las fases según mi experiencia e interés:
  1. Optimismo desinformado / pesimismo informado (malestar y resistencia): por poner un ejemplo, nos dicen que vamos a cambiar a un proveedor más económico. Al principio pensamos que ya era hora porque necesitamos ahorrar y nos ilusionamos. Después vemos que el servicio no es exactamente lo que teníamos anteriormente (el cambio puede ser insignificante, como que viene a vernos todos los miércoles a las 9.30 en vez de a las 10.00) y nos sentimos mal, no queremos cambiar porque antes era de otra forma e iba bien. Esta fase es crucial porque es donde la mayor parte de las buenas ideas fracasan. El comentario de "no es el mismo servicio" es en sí una trampa. La pregunta real es "¿teníamos lo que necesitábamos?" La costumbre nos hace en ocasiones no evolucionar y entramos así en la fase de peligro. Cuanto antes superemos esta fase, antes estaremos preparados para el cambio y seremos más competitivos.
  2. Realismo esperanzado / optimismo informado: (siguiendo con el ejemplo). Hemos recibido multitud de quejas porque este servicio no es el que teníamos y "claro que es más barato, pero porque no es lo mismo". Si previamente hemos hecho bien nuestro trabajo, habremos medido hasta qué punto la necesidad queda cubierta con el nuevo proveedor, así que nuestra misión es asegurarnos que cumplimos con las expectativas (de lo contrario, damos paso a la decepción) e informamos. Cuanto antes nos situemos en el optimismo informado, tanto más competitivos seremos.
  3. Integración y optimismo: algunos cambios terminan con el optimismo informado y, tras una fase de tranquilidad, el cambio resulta un error. Varias veces me ha pasado - recuerdo un proyecto de IFM que tras ocho meses de implementación tan sólo duró un año porque nos conformamos con el optimismo informado - y quedarnos en esta fase es el paso previo al fracaso. Precisamos de una integración, es decir, que los stakeholders tras resolver los problemas de adaptación con este proveedor, empiecen a interactuar positivamente con él, a probar que realmente el cambio ha sido para bien, consolidando así el cambio.
Tenemos que aclarar dos cosas:
  • Que la integración sea la última fase no quiere decir que el cambio necesariamente tenga que ser sorpresa. Como hemos visto en otros artículos, cuanto antes integremos a los stakeholders en nuestros proyectos, mayor posibilidades de éxito tiene éste. Por integración aquí entendemos que los usuarios trabajen directamente en el cambio, prueben y desarrollen dicho cambio en su función.
  • Habitualmente no se dan todas las fases, si bien las dos últimas son fundamentales para el éxito del cambio.

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