Purchasing vs Procurement

Ambos términos se traducen como Compras. En el mundo anglo sajón, Purchasing se refiere a las Compras de acuerdo al modelo anterior a Kraljic (de acuerdo a su artículo de 1983). Esta forma de trabajar se basa en ver qué productos o materiales son más costosos para la empresa (de acuerdo al análisis de Pareto y su famoso 80-20) y negociarlos.

 

Procurement, en cambio se basa en el análisis beneficio - riesgo. Estudia otros aspectos tales como nuestro posicionamiento en el mercado, coste total, etc.

 

¿A qué viene este resumen? Las últimas empresas que me han contratado han visto que trabajaban de acuerdo al primero y reconocido los beneficios del segundo. Veamos dos ejemplos prácticos donde planteo las mejoras mediante preguntas:

 

1. "De nuestros tres mayores costes - energía, limpieza, telefonía e internet - todos los tengo bajo control: en energía me viene una persona todos los años y me dice qué oferta es la más económica; en limpieza, acabamos de firmar con otra empresa que es más barata; en cuanto a telefonía e internet, hemos hecho lo mismo". Mis preguntas evidenciaron que faltaba mucho por hacer:
• Respecto a la energía, ¿cuántas ofertas le presentó este señor? (sólo una, confirmó), ¿sabe Vd. qué áreas tienen un mayor gasto que otras y cómo poder optimizar dicho coste?, ¿tiene un control mensual al menos de cómo evolucionan dichas áreas de manera que pueda ver si se puede amortizar en menos de un año una mejora en el aislamiento de ese lugar?
• Con respecto a la limpieza, ¿tiene un cuadrante de qué se va a limpiar, cuántas veces y los productos que se van a utilizar?, ¿le han propuesto mejoras de optimización?, ¿cómo evalúa al proveedor?, ¿ha concentrado la limpieza en lugares críticos con evaluación mediante análisis para evitar problemas (baños, vestuarios, cocina...)?
• Con respecto a la telefonía e internet, ¿sabe que su compañía sólo le garantiza un 10% de la velocidad contratada?, ¿se ha evaluado la necesidad para optimizar la potencia contratada garantizando el 90% de la velocidad contratada?, en Agosto, cuando nadie trabaja, ¿paga lo mismo al ser tarifa plana?; en caso de avería, ¿sabe que se comprometen a dar servicio dentro de las primeras 72 horas laborales?
2.  "Nosotros apretamos mucho a los proveedores. Ellos saben que si vemos otra oferta más barata, nos vamos y aquí no hay amigos que valgan". Este empresario tenía más de ochocientos proveedores para un gasto mensual de 70K€. No está mal. Mis preguntas fueron muy sencillas:
• ¿Cómo crees que te consideran tus proveedores? Un ogro, me dijo, un oportunista, le respondí.
• ¿Cuántas veces te dicen los proveedores que no pueden servirte? Muchas, me reconoce, porque yo necesito el género aquí ya. Le pregunté si no podía reducirse esta situación con un poco de previsión además que, obviamente, cuando es una urgencia todos los ahorros que ha tenido se van por los aires.
• ¿Cuándo fue la última vez que te sentaste a negociar con un proveedor? Hace años, me dice pensativo, porque nosotros no negociamos: pedimos varios precios y se lo damos al más barato. ¿Cuánto tiempo pasas pidiendo precio?, ¿merece la pena considerando el coste del personal?, ¿cuántos proveedores tienes para una misma categoría y por lo tanto no compiten entre ellos por un contrato más atractivo para ellos?,  ¿crees que siempre se pueden estar apretando tanto o puede que más de una urgencia se podría haber evitado con una negociación a tiempo?, ¿has pensado en otras fórmulas logísticas (consigna, repartos programados, etc.) para materiales no perecederos, reduciendo así el tiempo de gestión y liberando a tu gente para otros trabajos?

Todas estas preguntas evocan al concepto coste total (en contra partida del precio), al análisis de Kraljic (en contra posición al de Pareto) y a la gestión estratégica por categorías (a diferencia del oportunismo por precio). Es, en definitiva, la diferencia entre Purchasing (lo que se suele hacer cuando no se valora la gestión de compras o no se sabe más) y Procurement (con una gestión profesional y efectiva).