Asignación de tiempos en proyectos de compras

Una de las tareas más complicadas cuando desarrollamos un proyecto es establecer los tiempos. No me refiero a qué hacer primero, sino a cuánto tiempo le damos a cada tarea. Hoy vamos a dar algunos consejos prácticos al respecto.

Hay múltiples formas de dividir las tareas y establecer tiempos. Tal y como vemos en el cuadro de a continuación, hemos establecido una serie de acciones, quién las debe hacer (ya sea persona física, empresa o departamento) y si es un hito. Como hito entendemos que es una acción sin la cual no puede empezar otra (así, la A1 es un hito para la A2 en este gráfico, es decir, la dos no podría empezar hasta que se haya finalizado la uno). El marco temporal establecido aquí son los meses, si bien nosotros podremos establecer las semanas, días, trimestres, etc. Esto es la parte fácil del trabajo, pero la difícil es cómo calcular los tiempos.

 
Un proyecto ha de tener un tiempo asignado coherente y realista, es decir, no podemos establecer los tiempos como queremos, sino de forma que la finalización de la tarea sea plausible y se finalice de forma correcta. El error más común es ser muy optimista. Con la experiencia, nuestros tiempos serán cada vez más exactos, si bien podemos seguir algunas pautas para evitar errores:

1. Hacer un listado con todas las actividades (similar al que hemos visto en el cuadro anterior). Este

no sólo nos permite poder seguir los siguientes pasos, sino que además nos ayudará en el seguimiento del proyecto.

2. Definir las actividades principales para nuestro proyecto. Estas actividades pueden ser generales (en la sección Usted está aquí vemos un esquema con varias actividades principales y después algunas tareas en la parte inferior).

3. Dividir las actividades en tareas, de manera que podamos estudiar más fácilmente el tiempo que necesitamos para completar cada tarea.

4.Buscar la secuencia lógica de las actividades, de manera que toda actividad tenga las bases asentadas para su correcta finalización (por ejemplo, no empezaríamos con una formación sin definir previamente las necesidades formativas).

5. Estimar un inicio de las tareas, a partir del cual podamos calcular el resto.

6. Definir los hitos, es decir, identificar las dependencias de unas actividades con respecto a las otras, de manera que no dejemos una actividad a medias hasta que otra/-s hayan terminado, aunque éstas puedan ser simultáneas.

7. Definir el nivel de formación que necesita cada actividad. El tiempo que puede llevar una misma actividad depende de la diferencia haya entre lo requerido y el nivel real del que tiene que hacerlo (bajo nivel de formación requerido para una tarea hecha por un experto tardará muy poco en comparación con una tarea difícil hecha por un aprendiz).

8. Asignar las tareas.