Mejora continua en Compras

Desde hace casi veinte años siempre oigo la misma cantinela: "ahorro tras ahorro, llega un momento en el que no se puede ahorrar más". Con esto quieren decir que llega un momento que más barato no se puede dejar o, como dicen algunos, "más no se puede apretar".

Empecemos rompiendo algunos moldes:

La mejora en compras no es bajar el precio ni buscar el precio óptimo.

Cuando hablamos de mejoras en compras nos referimos a un concepto mucho más amplio en el que se incluye condiciones de compra (consigna, plazos, pago, retorno, etc.) que debemos tener en cuenta. Hace poco me pasó con una clienta que quería un producto que, una vez abierto, no oliera ni se enmoheciera. Además quería evitar una marca en concreto. Cuando le di una solución, me dijo que el precio era demasiado alto. El producto que tiene es un 2,5% más económico, si bien suele tener que tirar un 35 - 40% cuando se estropea y sus trabajadoras no están muy contentas con el olor...como vemos, cada cual tiene una prioridad y ésta puede cambiar. Ahí entra Compras.

Las necesidades cambian. La forma de satisfacerlas también.

Parte de la mejora continua es que Compras vea que siempre tenemos la solución más adecuada para nuestra empresa. Lo más común es que siempre estemos haciendo lo mismo. Además de quejarnos, lo que debería ser elevado al rango de fiesta de interés artístico, no hacemos nada por cambiarlo. Entendamos que las necesidades cambian y, si no queremos verlo, que cada día surgen opciones nuevas para satisfacerlas mejor y a un precio más adecuado. Compras es el nexo de unión con el mercado.

El riesgo es parte del coste y éste cambia.

Otro aspecto que Compras siempre tiene que mejorar es el riesgo. En una muy reciente reunión me comentaba el dueño de una ludoteca que compraba el material con el que juegan los niños en un gran almacén asiático que "pide contado, no emite facturas y no habla español".  Al margen de la cuestión fiscal (al fin y al cabo, dice que él tiene tickets de caja con los que justifica sus compras) parece que hay una evaluación del riesgo un poco pobre, además que en cualquier momento puedes o bien quedarte sin material o bien pueda haber consecuencia mayores. Estar al tanto de lo que pasa en el mercado (como el año pasado con cierta pintura para dedos de niños que tuvo que ser retirada por ciertos ingredientes nocivos) o de las nuevas regulaciones es fundamental y parte de la mejora continua en Compras.

El gasto no termina cuando se paga.

Hay muchísimos ejemplos en los que el gasto de un material continua incluso después de haberlo pagado: la gestión del envase o del desperdicio, la vida útil, cuando es algo para nuestros clientes también es parte la imagen que deja de nosotros, etc. Compras debe siempre intentar mejorar esos aspectos no para que sean cada vez mejores, sino para que se correspondan con nuestros valores.

Diferencias entre Comprador y Cirujano

¿Qué diferencia hay entre un cirujano y un comprador? pregunté en una clase. Al principio los alumnos se quedaron asombrados ya que la comparación es cuando menos extraña. Tras muchas divagaciones, llegamos a una conclusión: un comprador puede ser cualquiera, mientras que un cirujano necesita tener unas actitudes, unos estudios. Es decir, la diferencia es la autoridad.

Esto puede ir en contra de todo lo que los compradores pensamos, si bien en las empresas nos encontramos a menudo:

• Escasa formación en compras (en muchos casos las compras las realiza un administrativo, comercial o cualquier persona que hace otras muchas funciones).
• Valor de la función relativamente bajo (aunque se reconoce que el control de costes es importante).
• No hay estrategia.
• No hay negociaciones reales, sino comparativas de precios.

Con todo esto, la única conclusión lógica es que el pensamiento general es que cualquiera puede hacer las compras. Por último, cuando ofrezco mis servicios de Comprador Asesor en algunos casos me encuentro con comentarios tales como tantos años llevando la empresa, nadie me va a enseñar cómo comprar. ¿Qué hay de ver las cosas desde otro ángulo, de aprender cada día?

Ahora bien, ¿qué puede aportar una gestión de compras profesional?

1. Gestión estratégica de compras: una gestión profesional pasa por ver qué situación tenemos en cada categoría y diseñar una estrategia de acuerdo al Análisis de Kraljic.
2. Ahorros sostenibles, no oportunistas: cuando ahorramos por una oferta estamos al nivel del mercado, es decir, al nivel que están comprando nuestros competidores. Cuando forzamos la oferta, en ocasiones nos cobran el sobre coste en otras cosas...los ahorros necesitan ser sostenibles tanto en tiempo como económicamente.
3. Mayor visibilidad del coste, no del precio: todos sabemos lo que cuestan las cosas (paquete 500 80 Gr de papel blanco a 2.12€/Ud es el precio), pero no tanto el coste total (transporte, forma de pago, calidad, etc.)
4. Mejora continua: no sólo hablamos de calidad, sino también de seguridad, de riesgo, etc. Como suelo comentar con mis clientes, ahorramos el primer año, si bien las negociaciones son circulares, es decir, antes o después tendremos que sentarnos a volver a negociar, tendremos que evaluar si el servicio es el que esperábamos...siempre hay un proceso de mejora continua y la función de compras debe estar presente.

De la misma manera que no me pondría en manos de ningún compañero de compras - salvo alguna excepción que desconozco - para una operación, tampoco creo que debamos dejar las compras en - respetuosamente - Manolito que anda sobrado de tiempo.