Análisis de problemas en compras

La semana pasada tuve que atender de nuevo a unas cuantas emergencias de un cliente. El problema me lo resumían en los siguientes puntos:

1. El proveedor no cumple con los plazos de entrega, lo que provoca paradas de producción.
2. El almacén se ve obligado a informar cada semana sobre los productos que faltan por servir.
3. El comprador se dedica casi en exclusiva a atender emergencias.

Tras apagar los fuegos, empecé a estudiar el problema. Lo primero que me llamó la atención es que nadie había estudiado el consumo ni lo había comparado con los consumos el año pasado en las mismas fechas: éste había aumentado hasta un 265%. 

Cuando lo comenté con el almacén y con los usuarios, todos me dijeron que no era nuevo, ya que así lo habían comentado con Compras y habían pedido aumentar el stock en consigna.

También era significativo que en ningún momento se había planteado actualizar el contrato existente, de manera que se mantenía un contrato para una situación y unas necesidades totalmente distintas.

Por último, resaltaba que el único objetivo de compras era demostrar que no eran culpables de este problema. 

Aunque no sea un gran dibujo, he querido compartir el estudio del problema que improvisé cuando quería demostrar que lo importante no era encontrar un culpable, sino ver cual es el origen del problema y solucionarlo. Así, a medida que iba dibujando, decía "si cortas las ramas, el problema volverá a renacer", "si cortas el tronco, éste volverá después, pero volverá". La raíz del problema sí debe ser nuestro objetivo. Como decía Henry Ford, encuentra el remedio. Al final, éste radicaba en un mejor cálculo de las necesidades y una formación al comprador para que sepa trabajar bajo presión. No es cuestión de la solución de este problema, sino el método de estudio para llegar a conclusiones más allá de los sentimientos o de los pareceres, basándonos en hechos.