Procedimiento como ahorro

Hay quien cree que los procedimientos son para las grandes compañías o bien para cumplir con según qué normativa de calidad; otros sencillamente creen que es para fastidiar; otros aseguran que es para aplazar pagos a proveedores. Hoy demostraremos que las apariencias engañan y un buen procedimiento puede ser   sencillo y ahorrar mucho dinero a la empresa.

Empecemos por un axioma: una compra se basa un 85% en emociones y un 15% en razón. Compramos arroz quizá porque lo necesitamos, pero elegimos cantidad (1 ó 2 Kg), la marca, el dónde y el cuándo con las emociones. El procedimiento de compras trata de gestionar ese 85% para que el 15% prevalezca (entre otros temas, claro).

¿Cómo lo hace?, ¿por qué es positivo para una PYME tener un procedimiento de Compras? Veamos:

1. Define la necesidad: no es lo mismo comprar cuando vemos un producto a cuando lo necesitamos. Cuando nos centramos en la necesidad, obviamos otras cuestiones más de ese 85%, tales como el prestigio de la marca, etc. En la definición de la necesidad es donde más podemos ahorrar, mucho más que en cualquier otro momento de la compra (negociación, etc.).
2. Establece un orden a la hora de comprar: es muy habitual que en una empresa haya varios compradores. Cuanto más dividimos nuestro poder de compra, tanto más débiles somos en el mercado a la hora de negociar. Además, establecer un orden reduce la compra emocional y aumenta la racional. 
3. Reduce la carga administrativa: en las PYMEs rara vez se estudia el gasto administrativo. Se tiene un administrativo y se considera su sueldo bruto como el gasto que tenemos. Una vez me dijeron que las grandes empresas tienen menos gasto administrativo porque no consideran el gasto informático que tienen en soluciones informáticas. El "secreto" de las grandes empresas no es tanto el CRM, sino el hecho de que ellas sí estudian ese gasto y lo gestionan adecuadamente.

Establecer un procedimiento como el que hemos señalado en la imagen superior es fácil. Obviamente no incluye cuestiones sobre calidad, etc., pero estamos en una fase muy temprana y para empresas de menos de 50 trabajadores que quieren mejorar sus beneficios fácilmente. Conviene tener en cuenta varios aspectos:

• Lo ideal es que un procedimiento no sea impuesto, sino razonado y consensuado en la empresa. 
• Necesitamos definir los papeles y otorgar una cierta flexibilidad para reducir el rechazo al cambio.
• La finalidad es que el procedimiento normalice y mejore una realidad, no que una empresa se adapte al procedimiento. Ésta es una de las razones por las que un especialista externo nos puede evitar muchos problemas de adaptación y maximizar los beneficios que obtengamos del procedimiento.