Compras o Gestores de Lista de Precios

Comenta nuestro amigo Hernán en el artículo titulado Cualquiera puede comprar lo siguiente:

"...un gerente hace un tiempo me dijo que el quería que los compradores se convirtieran en administradores de listas de precios..."
 

Mis orígenes son de compras para producción, así que me es fácil entender este concepto: compras se centra en unos descuentos de un listado de precios más o menos amplios, de manera que los usuarios pueden pedir en base a esos listados. Tiene varias ventajas y diferentes desventajas que deberíamos tener en cuenta, como vemos en la imagen de la izquierda. Lo difícil es encontrar el equilibrio entre flexibilidad y control, entre reducción de gasto y reducción del valor añadido de las compras. En los últimos años las empresas de programas han lanzado varias soluciones que pueden ayudarnos. Sin querer hacer publicidad de ninguna, veamos algunas de esas soluciones disponsibles en casi todas las plataformas, con alguna diferencia:

1. Catálogos electrónicos externos: se trata de una página web de venta de tal o cual categoría de producto que se enlaza con nuestro sistema de gestión de compras. Cada vez que el usuario hace un pedido en dicha página web, automáticamente genera un pedido en nuestro sistema. La flexibilidad es muy grande (puede hacer los pedidos desde su móvil, tableta, etc.) y el control es muy escaso y siempre a posteriori, es decir, sólo cuando nos llega la factura podemos hablar sobre la necesidad real de dicha compra.
2. Catálogos electrónicos internos: se trata de catálogos creados dentro de nuestro propio sistema de gestión de compras. Además del aspecto visual (suelen tener una fotografía, incluir información técnica, etc. a modo de una página web tradicional), tienen la ventaja de la flexibilidad además de poder adaptar el proceso de liberación del pedido a nuestras medidas. Algunas empresas para las que he colaborado han preferido dar esa responsabilidad a los usuarios, si bien tanto los jefes como los directores recibían un detalle del gasto mensual (el control siempre es a posteriori). Otras, por el contrario, han establecido una estrategia de liberación dependiendo del tipo de pedido (por cantidad, por repetición, etc.), con lo que ya hay un control antes de que se produzca la compra.
3. Pedidos abiertos / planes de entrega: en este sistema la flexbilidad es mucho menor y el control mucho mayor. No voy a descubir qué es un pedido abierto, pero me gustaría señalar que cuando éste se autorenueva año a año sin negociación ni control sobre el gasto, no sirve de nada, si bien la responsabilidad es totalmente de compras.

En todos estos sistemas Compras siempre puede añadir un valor más allá de gestionar el listado de precios, podemos evaluar al proveedor antes y durante el contrato (incidencias en cuanto a la calidad, a la entrega...), garantizar ahorros (rappel incluido), podemos incluso unificar nuestra demanda para ser más fuertes en próximas negociaciones...todo, excepto ser simples administradores de listados de precios.