Centrales de Compras, Gestores y Asesores de Compras

Últimamente están muy de moda estos tres conceptos: centrales de compras, gestores de compras y asesores de compras. Todos tienen unos aspectos positivos y otras características que no lo son tanto (dependiendo de para qué hagamos uso de ellos). Primero, vamos a diferenciarlos:

Una central de compras es un equipo que se dedica puramente a comprar. Pueden ser externos a la empresa (hay centrales de compra que unifican productos, obtienen mejores precios gracias a un volumen y pueden ofrecer mejores precios y servicios a las empresas, sobre todo a las PYMEs) o internas (en el artículo de ayer veíamos cómo una empresa había creado una central de compras que se dedicaba a las compras repetitivas o de escaso valor).

 

Como positivo, diremos que las empresas que acuden a centrales de compra externas tienen acceso a unos precios y unos servicios que por su volumen quizás no podrían. Cuando se trata de una central de compras interna, suele haber una reducción de personal considerable (el último caso en el que estuve involucrado fue el año pasado y pasamos de un equipo de compras diseminado de más de 60 personas a dos equipos de 12 miembros cada uno) que se ubica en países de bajo coste (en Europa es típico que sea Polonia, si bien en otras empresas se opta por la India, Chile, etc.) 

 

Como aspecto negativo diremos que cuando se trata de materiales de producción o mantenimiento, el distanciamiento con respecto al usuario final crea muchos problemas, ya que el comprador al fin y al cabo sólo ve documentos, pero nunca "toca" la realidad. Lo vamos a dejar aquí, aunque sobre las centrales de compras y los procesos de centralización cabría escribir varios artículos.

Un gestor de compras es una persona o equipo de profesionales que gestionan proyectos o categorías de materiales. La diferencia con el anterior es que no venden ningún producto, sino que gestionan y cobrar en base al ahorro obtenido o a una serie de parámetros ajenos al volumen de compra.

 

Como responsable mundial he acudido a empresas de este estilo cuando una región o un proyecto se quedaba parado por un motivo de índole personal (la gente local no quería que se pusiera en marcha o bien era de difícil acceso). Por poner algún ejemplo, tenía que desarrollar un proyecto en Malasia, lo cual me exigía un viaje quincenal. Introduje a una empresa que nos hizo el estudio, nos dio las diferentes posibilidades y nos ayudó con la implementación. Como aspecto positivo diré que son realmente efectivos, pero cabe señalar que lo mejor es que sus ingresos dependan totalmente del ahorro obtenido demostrado para que sean más agresivos.

 

Como aspecto negativo, cabe decir que hay que tener mucho cuidado cuando se eligen, ya que hay muchas y no todas son tan profesionales como debieran. Una buena definición de los tipos  de ahorro (ahí tienen que ser exactamente como los tenemos especificados en nuestra empresa) nos ayudarán a evitar problemas. Por cierto, aspecto fundamental: previo a cualquier proyecto debe haber un acuerdo de confidencialidad entre las empresas para que nuestros costes no puedan ir a nuestra competencia.

Un asesor de compras es una persona o grupo de personas que forman, asesoran y ayudan activamente a un departamento de compras o a un no profesional de las compras tanto para logar objetivos generales (establecer procedimientos de compras, implantar la gestión por categorías, etc.) como concretos (una negociación, una reducción de costes, etc.)

 

Me gustaría diferenciar unas cosillas con respecto al gestor de compras: el gestor es un especialista en un grupo de materiales, pero no es un especialista en compras; el asesor es un especialista en compras que puede ayudar a mejorar nuestras técnicas de negociación, en una negociación o en cualquier aspecto de las compras; puede ayudarnos a reducir costes en general o en proyectos concretos.

Lo que más me gusta con respecto al gestor de compras es que hay una labor docente, es decir, el usuario puede obtener beneficios de las lecciones aprendidas después del trabajo juntos.