Procedimiento como ahorro

Hay quien cree que los procedimientos son para las grandes compañías o bien para cumplir con según qué normativa de calidad; otros sencillamente creen que es para fastidiar; otros aseguran que es para aplazar pagos a proveedores. Hoy demostraremos que las apariencias engañan y un buen procedimiento puede ser   sencillo y ahorrar mucho dinero a la empresa.

Empecemos por un axioma: una compra se basa un 85% en emociones y un 15% en razón. Compramos arroz quizá porque lo necesitamos, pero elegimos cantidad (1 ó 2 Kg), la marca, el dónde y el cuándo con las emociones. El procedimiento de compras trata de gestionar ese 85% para que el 15% prevalezca (entre otros temas, claro).

¿Cómo lo hace?, ¿por qué es positivo para una PYME tener un procedimiento de Compras? Veamos:

1. Define la necesidad: no es lo mismo comprar cuando vemos un producto a cuando lo necesitamos. Cuando nos centramos en la necesidad, obviamos otras cuestiones más de ese 85%, tales como el prestigio de la marca, etc. En la definición de la necesidad es donde más podemos ahorrar, mucho más que en cualquier otro momento de la compra (negociación, etc.).
2. Establece un orden a la hora de comprar: es muy habitual que en una empresa haya varios compradores. Cuanto más dividimos nuestro poder de compra, tanto más débiles somos en el mercado a la hora de negociar. Además, establecer un orden reduce la compra emocional y aumenta la racional. 
3. Reduce la carga administrativa: en las PYMEs rara vez se estudia el gasto administrativo. Se tiene un administrativo y se considera su sueldo bruto como el gasto que tenemos. Una vez me dijeron que las grandes empresas tienen menos gasto administrativo porque no consideran el gasto informático que tienen en soluciones informáticas. El "secreto" de las grandes empresas no es tanto el CRM, sino el hecho de que ellas sí estudian ese gasto y lo gestionan adecuadamente.

Establecer un procedimiento como el que hemos señalado en la imagen superior es fácil. Obviamente no incluye cuestiones sobre calidad, etc., pero estamos en una fase muy temprana y para empresas de menos de 50 trabajadores que quieren mejorar sus beneficios fácilmente. Conviene tener en cuenta varios aspectos:

• Lo ideal es que un procedimiento no sea impuesto, sino razonado y consensuado en la empresa. 
• Necesitamos definir los papeles y otorgar una cierta flexibilidad para reducir el rechazo al cambio.
• La finalidad es que el procedimiento normalice y mejore una realidad, no que una empresa se adapte al procedimiento. Ésta es una de las razones por las que un especialista externo nos puede evitar muchos problemas de adaptación y maximizar los beneficios que obtengamos del procedimiento.

Comprar y Vender

En la facultad, cuando nos enseñaban los antónimos complementarios, siempre nos ponían como ejemplo fácil comprar / vender. En el mundo de la empresa aprendemos que ambos son igualmente necesarios. En muchas ocasiones vemos las compras como aquello que reduce el beneficio de las ventas (como vemos en la imagen de la izquierda). En estos casos, las compras son una actividad más de las que hace alguien (en el peor de los casos, algunos) de forma residual.  Generalmente estas empresas creen que todo lo tienen bajo control y que hay poco donde reducir los gastos. La razón es muy sencilla: al ser parte de una actividad, no creemos que pueda estar sujeta a mejora continua (como sí nos planteamos en las ventas, producción, etc.) y pensamos que está bajo control porque a penas le prestamos atención. Desde fuera puede parece contradictorio, pero es el caso de una gran parte de las empresas.

En cambio, aquellas empresas que han dado un paso más, aquellas que vemos en ocasiones trabajar - como dice su competencia - "por debajo del coste", suelen tener un enfoque más holístico, lo que les lleva a trabajar por debajo del coste de su competencia. En estas empresas se han dado cuenta de algunas diferencias entre comprar y vender y las utilizan en su beneficio:

1. Vender depende en gran medida de factores externos (tendencias del mercado, estacionalidad, etc.). Podemos tener un fantástico producto y un equipo de ventas espectacular, pero aún así no tenemos todos los ases en nuestras manos. Ambas cosas ayudan - son fundamentales - pero no garantizan nada.
2. Vender puede o no redundar en los beneficios. En ocasiones vendemos a un precio erróneo y cuanto más vendemos tanto más perdemos. Se puede dar la situación que una buena venta a un buen precio se tuerza algo (un servicio que se retrasa, una falta de calidad, etc.) y el beneficio queda en cero o incluso en negativo. Por poner un ejemplo, en una pequeña reforma donde el beneficio el instalador lo tenía en torno a 200€, una mampara explotó. No hubo heridos, pero el instalador tuvo que pagar los 190€ de la mampara, arreglar el techo, suelo y paredes así como la puerta donde se habían incrustado restos de cristal. El beneficio se había convertido en pérdidas en fracciones de segundo.
3. Comprar es algo que depende de nosotros. Se podría decir que el precio depende del mercado y es verdad, si bien la compra incluye la optimización de la necesidad, la mejora de los servicios y / o productos de forma continua...aspectos que recaen en nuestras manos más que en el mercado. En este punto me suelen discutir con dos productos base (commodity): el gasóleo y la electricidad. El coste de ambos es perfectamente optimizable desde el punto de vista de compras: en cuanto al gasóleo, en multitud de ocasiones hemos reducido hasta un 40% el gasto total del transporte (incluyendo por lo tanto el gasóleo) optimizando su uso y condiciones; en cuanto a la electricidad, tenemos un ahorro medio con nuestros clientes de un 21% optimizando tanto gasto como consumo. El precio cambia día a día y nuestra influencia como consumidores en el mismo es insignificante, pero podemos influir en otros aspectos que conllevan al ahorro.
4. Comprar bien influye directamente en los beneficios. Ayer estaba sentado con una cliente que me dijo estar a punto de llorar cuando le dijeron que Hacienda le devolvería 1.000€ cuando últimamente le tocaba pagar. Entendemos que eso es beneficio directo para nuestra cliente. De la misma manera, es beneficio directo cuando en Septiembre empiece a ahorrar en luz, teléfono, anti plagas, anti incendios, material de oficina...hasta un total de 3.600€.

No quiero con esto dar mayor relevancia a las compras con respecto a las ventas, sino mostrar, como en el segundo gráfico, que ambas son igualmente importantes para la empresa y que debemos aprovechar las características de cada una de las actividades.

Tan sólo excusas de "mal" comprador

Hace poco tuvimos un debate apasionante: teníamos una serie de situaciones reales sobre las cuales intentábamos dar alguna solución. Siempre hay varias soluciones a un problema, pero sólo una suele funcionar en nuestra empresa. A continuación expongo algunas de las situaciones y un resumen de los comentarios que éstas suscitaron porque creo que alguno de los lectores podrá haberlas oído o pronunciado:

 

1. "Hay una falta total de coordinación entre producción y nosotros...así no hay quien gestione el stock": cuando nos quejamos de la falta de coordinación, ¿qué hacemos nosotros por tender puentes?. Compras debe ser el departamento que lidere esa coordinación entre todos los departamentos. Cuando tratamos de una empresa productiva, la producción no suele decir qué produce, sino que es logística  la que así lo señala. Quizá, como dicen los ingleses, estemos ladrando al árbol equivocado y tengamos que hablar con producción sobre qué materiales necesitan para qué productos y con logística para saber qué vamos a producir.
2. "Con los tiempos que corren, los precios suben y compras no tiene un papel negociador, sino burocrático": frase llena de palabras sin sentido. Cuando hablamos de materiales, tenemos que analizar la situación de cada uno de ellos. Los grupos de materiales o categorías tienen un comportamiento diferente ene el mercado (los lubricantes tienen poco que ver con la bachata). Compras tiene que analizar el coste total de todo y a partir de ahí definir una estrategia para mejorar la calidad y reducir costes.
3. "Mantenimiento sabe lo que quiere y ha de negociar los precios. Compras debe colaborar cuando se necesite": frase típica cuando compras acepta un papel secundario. Compras debe conocer el mercado mejor que ningún departamento y buscar siempre mejoras.

 

Debemos plantearnos qué papel queremos jugar como compras. Detrás de esa pregunta se esconde la más importante: qué papel queremos tener como profesionales. No aceptar la mediocridad es quizá el primer paso.

La pregunta del millón para compradores

En casi todas las entrevistas que he tenido como comprador, me he tenido que enfrentar a la misma pregunta por parte del responsable de recursos humanos:

Imagínese que tiene una relación de confianza con un proveedor durante muchos años, tiene un servicio óptimo y una relación calidad precio satisfactoria. De repente, recibe una oferta por parte de otro proveedor que es claramente más económica. ¿Qué haría Vd.?

Examinemos un poco la cuestión:

1. La relación que tengo que el proveedor A, me imagino que es lo que los compradores llamamos un partner. Esa pregunta en muchos casos no queda clara.
2. No se menciona si tenemos un contrato con nuestro proveedor A y, en caso de haberlo, si es de exclusividad.
3. El precio que me ha enviado el proveedor B, ¿el material ha sido contrastado y es 100% equivalente?
4. ¿Qué volumen supone dicho material con respecto al contrato que tenemos con el proveedor A?
5. ¿Podemos convinar dicha oferta con lo que tenemos con el proveedor e incluso "recompensar" al proveedor A con otros materiales?
6. ¿Podemos negociar con el proveedor A para que nos estudie los volúmenes totales de manera que pueda mejorar el ahorro total compensando lo que dejamos de ahorrar con este material?

En todas estas preguntas el lector puede ver posibles soluciones al entuerto que, por otra parte, no lo es tanto para un comprador profesional.